U bent hier

2. Werken met lijsten

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Office Rendement
Publicatiedatum: april 2017

Grote hoeveelheden data zó weergeven dat u er chocola van kunt maken, is soms een echte uitdaging. Hoeveel heb ik uitgegeven per maand, per kwartaal, aan welk product, is het meer of minder dan vorig jaar, hoeveel medewerkers zitten er in welke salarisgroep? En ga zo maar door. De antwoorden op dit soort vragen kunt u met Excel sneller ‘oplepelen’ als u met goed opgebouwde lijsten werkt. Een belangrijke basis dus!

draaitabellen

Om goed te kunnen sorteren, filteren, groeperen, of om subtotalen of draaitabellen te maken, is het belangrijk dat Excel de gegevens die u invoert ook ‘begrijpt’. Daarvoor kunt u het beste werken met lijsten.

Een goede lijst moet aan een aantal eisen voldoen. Dit hoofdstuk behandelt die eisen. Vervolgens kunt u aan de slag met een aantal mogelijkheden voor werken met lijsten. Rijen Een lijst bestaat uit rijen (zie figuur 2.1). Elke rij bevat gegevens die bij elkaar horen en is op dezelfde manier opgebouwd. Een lijst met inkoopgegevens (...
Wat doet u als er in een groot bestand kolommen staan die u niet direct nodig heeft maar die niet verwijderd mogen worden? Verbergt u de kolommen? Misschien is het dan prettig om de optie groeperen te gebruiken. Na het groeperen verschijnen de overzichtsknoppen (zie figuur 2.2). U vouwt met de [-]-knop (1) de groep dicht om een gedeelte te zien,...
Aan een grote brij aan data heeft u niets. Maar als data goed gesorteerd zijn en daardoor goed te interpreteren vallen, lust u er vast wel pap van. Overzichtelijke data zijn een handig hulpmiddel bij het nemen van beslissingen. Met sorteren verandert u inhoudelijk niets; u wijzigt alleen de volgorde van de data (figuur 2.3). Doe dat door een cel...
Soms ziet u bij grote bestanden door de bomen het bos niet meer. Met de filterfunctie (figuur 2.5) selecteert u bepaalde gegevens en het voor dit moment niet interessante deel verdwijnt uit beeld. Het kopiëren van een gefilterde lijst resulteert in een sublijst van de grote lijst omdat alleen de zichtbare rijen worden gekopieerd. Ga als volgt te...
Wilt u subtotalen maken, dan moet u zeker weten dat u de lijst goed heeft gesorteerd. In figuur 2.6 is dat het kwartaal: elke keer als er een ander kwartaal komt, moet u een rij invoegen met een subtotaal. Na het maken van de subtotalen ziet u links de overzichtsknoppen voor elke subgroep. Sorteer de lijst op de gewenste kolom. Kies [Gegevens]...
U kunt draaitabellen (‘pivot tables’) gebruiken als u uit grote hoeveelheden data een antwoord wilt destilleren. Bijvoorbeeld op de vraag wat de kosten voor huisvesting zijn per kwartaal, wat is er uitgegeven aan salarissen, per afdeling, onderverdeeld tussen mannen en vrouwen over de laatste drie boekjaren, enzovoorts. De draaitabel bevindt zich...