4. Efficiënt e-mailen
E-mail is handig en snel en wordt nog altijd volop gebruikt in het zakelijke verkeer. In het ideale geval wisselt u via mail bondige berichten met elkaar uit. Outlook biedt dan ook talloze opties om uw mailverkeer efficiënt in te richten. Bij e-mail als zakelijk communicatiemiddel komt echter meer kijken. Juist bij e-mail is het namelijk belangrijk dat u zich realiseert hoe een bericht kan overkomen op de ontvanger.
gebruiksgemak
Digitaal communiceren door middel van e-mail is handig en snel. Digitale berichten kunnen worden gemaakt en gelezen als het de maker of ontvanger uitkomt, ze zijn gemakkelijk op te slaan en kunnen redelijk eenvoudig worden aangepast of aangevuld. Het gebruiksgemak en de snelheid maken dat e-mail steeds vaker in de plaats komt van in- en externe telefoontjes, maar ook van papieren correspondentie. Dit heeft ook juridische gevolgen (zie paragraaf 2.3).
Een professionele mail voldoet aan de kenmerken van een brief. Gebruik een aanhef, bijvoorbeeld ‘Geachte mevrouw’, volg de klassieke briefindeling (opening, middenstuk en afsluiting) en zet een digitale handtekening.