10. Kosten vergoeden op declaratiebasis
De kostenvergoedingen die u aan werknemers geeft, kunt u regelen via een vergoeding op declaratiebasis of via een vaste vergoeding. Het vergoeden op declaratiebasis brengt veel administratieve rompslomp met zich mee omdat u de onbelast uitbetaalde vergoedingen individueel moet onderbouwen. Zorg dat u het declaratieproces inricht op de manier die voor alle partijen het minst bewerkelijk is!
naast elkaar
U kunt het vergoeden van kosten per declaratie en per vaste vergoeding (zie hiervoor hoofdstuk 11) naast elkaar laten bestaan, zolang er maar verschillende kosten (onbelast) mee worden vergoed. Welke vergoedingsvorm het geschiktst is, hangt van de specifieke situatie af. Op rendement.nl/salarisdossier vindt u een handige vergelijking van beide vergoedingsmogelijkheden.
Zorg ervoor dat u kosten die u via een vaste kostenvergoeding aan werknemers vergoedt niet ook op declaratiebasis vergoedt, en andersom. Sowieso omdat dit u dubbele kosten oplevert, maar ook omdat het vergoeden slechts één keer onbelast kan. Dit gaat in de praktijk vaak mis.