U bent hier

10. Kosten vergoeden op declaratiebasis

Dit hoofdstuk is eerder verschenen in Themadossier Salaris Rendement
Publicatiedatum: november 2021

De kostenvergoedingen die u aan werknemers geeft, kunt u regelen via een vergoeding op declaratiebasis of via een vaste vergoeding. Het vergoeden op declaratiebasis brengt veel administratieve rompslomp met zich mee omdat u de onbelast uitbetaalde vergoedingen individueel moet onderbouwen. Zorg dat u het declaratieproces inricht op de manier die voor alle partijen het minst bewerkelijk is!

naast elkaar

U kunt het vergoeden van kosten per declaratie en per vaste vergoeding (zie hiervoor hoofdstuk 11) naast elkaar laten bestaan, zolang er maar verschillende kosten (onbelast) mee worden vergoed. Welke vergoedingsvorm het geschiktst is, hangt van de specifieke situatie af. Op rendement.nl/­salarisdossier vindt u een handige vergelijking van beide vergoedingsmogelijkheden.

Zorg ervoor dat u kosten die u via een vaste kostenvergoeding aan werknemers vergoedt niet ook op declaratiebasis vergoedt, en andersom. Sowieso omdat dit u dubbele kosten oplevert, maar ook omdat het vergoeden slechts één keer onbelast kan. Dit gaat in de praktijk vaak mis.

Bij het vergoeden van kosten op declaratiebasis geeft u werknemers de mogelijkheid om hun gemaakte zakelijke kosten te declareren, wat dus altijd achteraf gebeurt. Het kan in dat geval gaan om een declaratie van de werkelijke kosten – zoals bij reiskosten met het openbaar vervoer of gemaakte representatiekosten – of om een declaratie per afgelegde...
Als u de zakelijke kosten van werknemers vergoedt op declaratiebasis, vergoedt – en administreert – u dit vanzelfsprekend op werknemersniveau. Bovendien moeten de bijbehorende bonnetjes of andere betaalbewijzen die de werknemers bij uw onderneming hebben ingeleverd ter onderbouwing in de administratie worden bewaard. Via welke administratie dit...