4.1 Administratieve verplichtingen
Bij tewerkstelling van een buitenlandse werknemer in Nederland moet uw onderneming voldoen aan een reeks administratieve verplichtingen.
4.1.1 Identiteit buitenlandse werknemer
identiteits-bewijs
nationaliteit
U bent bijvoorbeeld verplicht de identiteit van de werknemer op de juiste wijze vast te stellen en een kopie van het identiteitsbewijs in uw loonadministratie te bewaren. De identiteit van een buitenlandse werknemer stelt u vast conform de Paspoortwet. Deze wet maakt onderscheid tussen personen uit de EU en de Europese Economische Ruimte (EER):
- Voor werknemers uit de EU/EER geldt als identiteitsbewijs een geldig paspoort of een geldige Europese identiteitskaart met vermelding van de nationaliteit.
- Voor werknemers van buiten de EU/EER geldt als identiteitsbewijs een geldig paspoort, waarin door de Vreemdelingendienst een vergunning tot verblijf is aangetekend of een verblijfsdocument waarin de aantekening ‘arbeid is vrij toegestaan, tewerkstellingsvergunning (TWV) niet vereist’ staat.
Burgerservicenummer
Buitenlandse werknemers die in Nederland belastingplichtig zijn, moeten beschikken over een burgerservicenummer
inschrijving
verblijfsvergunning
(BSN). Als de buitenlandse werknemer niet langer dan vier maanden in Nederland blijft, ontvangt hij na inschrijving bij één van de 18 loketgemeenten een BSN als niet-ingezetene (ook wel de Registratie van niet-ingezetenen genoemd). Bij verblijf in Nederland langer dan vier maanden, moet de werknemer zich inschrijven in de woongemeente. Mogelijk moet hij een verblijfsvergunning of een tewerkstellingsvergunning aanvragen.
4.1.2 Identiteitsbewijs controleren
IND
Als een buitenlandse werknemer niet over een geldig identiteitsdocument beschikt, mag u hem niet laten werken. U bent verplicht de echtheid van het identiteitsbewijs te controleren. Daarnaast moet u controleren of degene die komt werken ook degene is die het document toont. Op de website van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) kunt u de echtheidskenmerken van Nederlandse documenten voor vreemdelingen bekijken.
Een buitenlandse werknemer heeft recht op de belangrijkste arbeidsvoorwaarden uit de Nederlandse wet, zoals het minimumloon, de rusttijden, de arbeidsomstandigheden en het minimum aantal vakantiedagen.
4.1.3 Aanvragen van vergunning
vrij verkeer
Bij werknemers uit niet-EU-landen is meestal een TWV of gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) nodig. Voor werknemers uit de landen van de EU/EER en Zwitserland geldt het vrij verkeer van werknemers. Dit betekent dat deze werknemers zonder vergunning in Nederland kunnen komen werken. Maar voor werknemers uit andere landen moet u een TWV of GVVA aanvragen. Die verplichting geldt in elk geval voor werknemers uit landen buiten de EU/EER en Zwitserland.
Vluchtelingen uit Oekraïne hebben door de ‘EU-richtlijn Tijdelijke bescherming’ geen TWV nodig om in Nederland te werken. Ze moeten voor deze vrijstelling wel een sticker of een O-document van de IND hebben en u moet als werkgever een melding doen bij UWV.
Gecombineerde vergunning
buiten de EU
De GVVA is een samenvoeging van de verblijfsvergunning en de tewerkstellingsvergunning. Werknemers van buiten de EU/EER en Zwitserland moeten zo’n GVVA aanvragen als zij langer dan drie maanden naar Nederland komen om te werken.
Procedure TWV
seizoens-werker
Sommige groepen werknemers hoeven geen GVVA aan te vragen, maar ze moeten wel een TWV bij UWV aanvragen. Het gaat om werknemers die korter dan drie maanden in Nederland komen werken, werknemers die een verblijfsvergunning (zoals studenten en asielzoekers) hebben en werknemers die langer dan drie maanden werken in Nederland, maar niet hier komen wonen (zoals seizoenswerkers). De procedure voor het aanvragen van een TWV is als volgt:
- U controleert of u voldoet aan de voorwaarden voor het in dienst mogen nemen van een buitenlandse werknemer.
- U vraagt een tewerkstellingsvergunning aan.
- UWV toetst de toelating tot de arbeidsmarkt aan de voorwaarden van de Wet arbeid vreemdelingen.
- UWV beslist binnen vijf weken of u voor uw werknemer een werkvergunning krijgt.
De TWV is maximaal één jaar geldig. Als de werknemer ander werk gaat doen, is een nieuwe TWV nodig. Ook als uw onderneming een werknemer overneemt die al over een TWV beschikt wegens een eerdere dienstbetrekking, moet u alsnog een nieuwe vergunning aanvragen.
4.1.4 Aansprakelijk als inlener
Als u ‘arbeid’ inhuurt via een uitzendbureau dat werkt met arbeidskrachten uit het buitenland, krijgt u te maken met het risico van inlenersaansprakelijkheid. Dit houdt in dat de
Belastingdienst
Belastingdienst uw onderneming als inlener aansprakelijk kan stellen voor de loonheffingen en de BTW die het uitzendbureau (de uitlener) behoort te betalen.
Verantwoordelijkheid
uitzendbureau
anoniementarief
Ook op het vlak van identificatie ontkomt uw onderneming als inlener niet aan haar verantwoordelijkheid. Als het uitzendbureau zijn personeel niet (goed) heeft geïdentificeerd of de loonbelastingverklaring niet (goed) heeft ingevuld, geldt het anoniementarief van 52%, ongeacht de hoogte van het loon. De Belastingdienst kan u hiervoor als inlener aansprakelijk stellen. Het ontbreken van een TWV of niet voldoen aan de identificatieplicht kan u op een bestuurlijke boete tot € 8.000 per overtreding komen te staan.
Als u zakendoet met een uitzendbureau met een keurmerk van de Stichting Normering Arbeid bent u onder voorwaarden gevrijwaard voor de fiscale inlenersaansprakelijkheid. U kunt ook gebruikmaken van een geblokkeerde rekening. Op rendement.nl leest u hoe dit werkt.