6.1 Administratieve verplichtingen

administratie

eindverantwoordelijk

Uw fiscale administratieplicht is geregeld in de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). Voor de controle van de loonadministratie moet u uw administratie zodanig inrichten, dat de Belastingdienst deze ‘binnen een redelijke termijn’ kan controleren. Ook als u uw loonadministratie uitbesteedt aan derden (een accountants- of boekhoudkantoor), bent u als dga hiervoor toch eindverantwoordelijk.

Bewaarplaats

kantoor 
houden

De bewaarplaats van uw loonadministratie bepaalt met welke eenheid van de Belastingdienst u te maken heeft. Een eventuele controle voert de controleambtenaar uit op de bewaarplaats van de loonadministratie. U mag niet zelf bepalen waar u de loonadministratie wilt bewaren. In de regel is dit de plaats waar uw onderneming binnen Nederland kantoor houdt. Als uw onderneming geen kantoor heeft, moet u de loonadministratie bewaren op de plaats waar u als dga woont of bent gevestigd.

Identiteit werknemers

identiteit

uit dienst

U bent verplicht van iedere nieuwe werknemer de identiteit vast te stellen voordat deze bij u aan de slag gaat. Hij moet u een origineel en geldig identiteitsbewijs tonen en u bent verplicht een kopie daarvan in uw administratie te bewaren. Deze fotokopie moet u minstens vijf kalenderjaren bewaren nadat de werknemer uit dienst is gegaan. Een door de werknemer verstrekte kopie is niet geldig: u moet het originele document met uw eigen ogen hebben gezien.

Werknemersplicht

kenbaar

paspoort

asielprocedure

Op de werknemer rust de verplichting zich te kunnen identificeren tegenover u, de Belastingdienst en UWV. Hij moet met behulp van een geldig legitimatiebewijs zijn identiteit aan u kenbaar kunnen maken. De Belastingdienst en UWV hebben te allen tijde het recht om werknemers te vragen naar hun identiteitsbewijs. Bij een controlebezoek kunnen zij van deze bevoegdheid gebruikmaken. Nederlanders en buitenlandse werknemers kunnen hun identiteit aantonen met een van de volgende documenten:

• een paspoort of ID-kaart uit de EU (incl. Nederland);
• een NL verblijfsdocument (voor onbepaalde tijd, met eindige geldigheidsduur);
• een NL W-document (voor asielzoekers in afwachting van hun asielprocedure, nog zonder verblijfsvergunning);
• een paspoort van buiten de EU/EER met sticker van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND);
• een paspoort van buiten de EU/EER zonder IND-sticker.

Loonstaten

kalenderjaar

IB-aanslag

Per werknemer moet u elk kalenderjaar vóór de eerste loonbetaling een loonstaat aanleggen. Bij een controle moet u deze loonstaten kunnen overleggen. In een geautomatiseerde loonadministratie worden de loonstaten meestal door het salarispakket gegenereerd. De Belastingdienst kan u ook vragen de loonstaten ter inzage toe te zenden. Dit kan bijvoorbeeld spelen als een werknemer bezwaar wil indienen tegen de hem privé opgelegde IB-aanslag.

Anoniementarief

verzuimboete

echtheid

Als u niet (of niet juist) aan de identificatieplicht heeft voldaan, moet u als werkgever het zogenoemde anoniementarief (52% loonheffing) toepassen zonder rekening te houden met de loonheffingskorting. Doet u dit niet, dan kunt u direct – zonder strafprocedure – een verzuimboete van maximaal € 5.278 opgelegd krijgen. U heeft een onderzoeksplicht en moet in het oog springende afwijkingen en fouten kunnen herkennen. U hoeft zich echter niet continu op de hoogte te stellen van de actuele criteria die gelden voor de echtheid van een identiteitsbewijs, zo blijkt uit jurisprudentie.

Overige gegevens werknemer

woonplaats

tijdig

Naast de identificatie moet u nog andere gegevens van de werknemer vastleggen. Het gaat om de volgende informatie, aan te leveren op papier, met datum en handtekening:

• naam en voorletters;
• geboortedatum;
• burgerservicenummer (BSN) of personeelsnummer;
• adres, postcode en woonplaats;
• woonland en regio als hij niet in Nederland woont;
• een verzoek om de loonheffingskorting al dan niet toe te passen.

Tijdig

onjuist

De werknemer is verplicht de gegevens tijdig bij u in te leveren. ‘Tijdig’ betekent hier vóór de eerste werkdag of op de eerste werkdag als u hem op deze dag aannam. Als hij de gegevens te laat of helemaal niet inlevert, houdt u de loonheffing in naar het anoniementarief (52%). Dit moet u ook doen als u weet of redelijkerwijs kunt weten dat de werknemer onjuiste gegevens heeft verstrekt.

Boetes

herhaling

stilleggen 
onderneming

De Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid (Inspectie SZW) controleert of u zich aan de regels houdt. Bij verzuim legt deze instantie boetes op. Als u een vreemdeling zonder de vereiste tewerkstellingsvergunning laat werken, bedraagt de boete € 12.000 per werknemer bij de eerste overtreding. Bij herhaling van een overtreding wordt de boete twee keer zo hoog. Begaat u dezelfde overtreding daarna nogmaals? Dan wordt de boete zelfs drie keer zo hoog. Daarnaast zal de Inspectie SZW bij herhaling van dezelfde of een soortgelijke overtreding een waarschuwing geven tot preventieve stillegging van uw ondernemingsactiviteiten. Dit kan bij de volgende herhaling resulteren in een heuse stillegging van (een deel van) uw ondernemingsactiviteiten.

Gewijzigde gegevens

wijziging

Als zich omstandigheden voordoen waardoor meer of minder loonheffing is verschuldigd, moet de werknemer deze gewijzigde gegevens aan u doorgeven. Het kan ook zijn dat hij voorheen geen of onjuiste gegevens heeft verstrekt, waardoor u het anoniementarief toepaste. Geeft de werknemer alsnog de juiste gegevens door, dan kunt u het gewone tarief en eventueel de loonheffingskorting toepassen.