Veilige kopie van identiteitsbewijs met KopieID-app

Komen er bij een werkgever nieuwe werknemers in dienst, dan moeten zij een kopie van hun identiteitsbewijs aanleveren voor in de loonadministratie. Via de gratis KopieID-app kunnen werknemers een veilige kopie van hun identiteitsbewijs maken, bijvoorbeeld met een watermerk met datum en doel van de kopie.

Of het nu moet voor de loonadministratie bij de werkgever of voor andere doelen, in een aantal situaties is het nodig om een kopie ID te hebben van een werknemer. De werkgever heeft echter niet altijd alle gegevens op het ID nodig. Sterker nog, afhankelijk van het doel van de kopie mag de werkgevers sommige gegevens zelfs niet eens verwerken. Hier komt de gratis KopieID-app in beeld.

Gegevens wegstrepen en watermerk toevoegen aan ID

Met deze app kunnen werknemers in een kopie van hun identiteitsbewijs de identiteitsgegevens doorstrepen die de werkgever niet nodig heeft of niet mag verwerken. Dit kan bijvoorbeeld het burgerservicenummer (BSN) zijn, maar ook een pasfoto of handtekening. Het hangt af van de organisatie en het doel van de kopie welke gegevens zichtbaar moeten zijn. 
Ook kunnen werknemers met de app een watermerk in de kopie zetten. In het watermerk kunnen ze bijvoorbeeld het doel en de datum van de kopie noteren. De bewerkte kopie is veilig op te slaan en te hergebruiken. Dat geldt ook voor een bewerkte kopie waarin gegevens zijn doorgestreept. Werknemers kunnen de kopie per e-mail verzenden naar hun werkgever of andere organisaties.
De KopieID-app is te downloaden in de Apple App Store of Google Play Store. De app is een uitgave van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens, onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. 

Minder kans op identiteitsfraude met de KopieID-app

Door gevoelige informatie af te schermen en de kopie te voorzien van een watermerk, is de kans op identiteitsfraude kleiner. Om identiteitsfraude tegen te gaan, is het van belang dat bijvoorbeeld het BSN of de nationaliteit alleen verstrekt en geregistreerd worden als dat absoluut noodzakelijk is.
Fraudeurs gebruiken kopieën van documenten om een andere identiteit aan te nemen, bijvoorbeeld om bankrekeningen te openen. Organisaties mogen een BSN dan ook niet registreren en gebruiken zonder dat dit wettelijk toegestaan is. En dat is bijna nooit het geval, behalve als het voor de loonadministratie is.

Bij weigering afgeven kopie ID anoniementarief

Zelfs voor de loonadministratie kan een werknemer weigeren een kopie van een ID-bewijs af te geven. Die vrijheid heeft de werknemer. Ook mag een werknemer volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (tool) verzoeken om de kopie van het bewijs uit de loonadministratie te verwijderen. Wijs er de betrokken werknemer dan wel op dat op basis van een wettelijke verplichting de kopie in het dossier moet zitten.
Als de werknemer volhardt in de weigering, dan moet de werkgever het anoniementarief toepassen bij de aangifte loonheffingen. Dat is ook van invloed op de premies werknemersverzekeringen. De werknemer krijgt hoge lasten, aangezien de heffingskortingen niet op het loon worden ingehouden. Voor het ten onrechte niet toepassen van het anoniementarief kan de fiscus de werkgever direct een verzuimboete opleggen van maximaal € 6.709, zonder dat daar een strafprocedure aan voorafgaat.