Benzine- en tolkosten van werknemers riant verwerken
Organisaties die werknemers in dienst hebben die voor hun werk naar het buitenland moeten reizen, krijgen te maken met declaraties van benzinekosten voor de auto van de zaak. Het kan ook voorkomen dat werknemers af en toe tolkosten maken, al dan niet in Nederland. Deze kosten kunnen op een voor de werknemer én voor de organisatie gunstige, maar ook legale manier worden verwerkt. Hoe doet een organisatie dit?
Veel organisaties krijgen te maken met declaraties van werknemers voor benzinekosten voor de auto van de zaak. Nederland kent dan weliswaar geen tolwegen meer, er zijn nog wel tunnels waarvoor tol betaald moet worden. Zo moet voor de Kiltunnel (Dordrecht - 's Gravendeel), Westerscheldetunnel (Zeeuws-Vlaanderen - Zuid-Beveland) tol betaald worden voor bussen en vrachtwagens en voor alle vervoer wordt tol betaald voor de tolbrug bij Nieuwerbrug. Sinds december 2024 moet tol worden betaald voor de Blankenburgtunnel, ook wel de Maasdeltatunnel genoemd. Ook kan het voorkomen dat werknemers over een tolweg reizen in het buitenland. Een organisatie kan de werknemers de (buitenlandse) benzine- en tolkosten laten declareren. Dit gebeurt netto en valt onder de noemer ‘intermediaire kosten’.
Intermediaire kosten zijn kosten die werknemers voorschieten
Van intermediaire kosten is sprake als werknemers kosten maken in opdracht van of namens een organisatie en zij feitelijk als intermediair fungeren. De werknemer schiet de kosten die voor rekening van de organisatie komen dan als het ware voor. De vergoeding die werknemers worden betaald voor door hen gemaakte intermediaire kosten, vormt geen loon en is dus zonder meer onbelast. Het gaat in dat geval niet om een beloning voor verrichte arbeid of om een vergoeding van kosten die de werknemer ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking maakt.
Dubbel voordeel: voor je organisatie en de werknemer
De organisatie betaalt deze kosten aan de werknemer terug en brengt ditzelfde bedrag bruto in mindering op de bijtelling door verhoging van de eigen bijdrage die de werknemer al periodiek betaalt voor de auto van de zaak. Het gevolg van deze route is dat de werknemer die periode een lagere bruto bijtelling (tool) krijgt waardoor zijn netto salaris met grofweg 50% stijgt dankzij het declaratiebedrag. Dit levert dus een netto voordeel op voor de werknemer. Maar ook de organisatie heeft hier profijt van. Die betaalt door de daling van het fiscale loon namelijk minder werkgeverspremies. Dit levert dus dubbel voordeel op en het is een fiscaal legale constructie.
Autokosten tijdens vakantie in mindering op bijtelling
Gaat de werknemer met de auto van de zaak op vakantie, dan zijn de kosten van bijvoorbeeld brandstof, elektriciteit of tol onbelast te vergoeden omdat het intermediaire kosten voor de auto van de zaak zijn. Een organisatie zal zulke privékosten niet willen vergoeden, tenzij de werknemer een eigen bijdrage betaalt ter hoogte van het betreffende bedrag. Als van tevoren schriftelijk is vastgelegd dat de werknemer die kosten – betaald aan derde partijen – heeft gemaakt voor of namens de organisatie en dat die betaling wordt verrekend als eigen bijdrage voor privégebruik, mag deze in mindering worden gebracht op de bijtelling. Verder moet hij de betaalbewijzen overleggen, en mag dit niet tot een negatieve bijtelling op jaarbasis leiden. Lees meer over reiskosten van werknemers in vakantietijd in dit verdiepingsartikel.