Tijd en geld besparen met efficiënt crediteurenbeheer

Het aantal faillissementen ligt nog altijd hoog. Bij een dreiging van een faillissement staat bij veel organisaties het woord ‘besparen’ hoog op de agenda. Vaak richt de blik zich dan als eerste op het debiteurenbeleid: als facturen snel betaald worden is dat natuurlijk gunstig voor jouw organisatie. Maar de liquiditeit van de organisatie kun je ook verbeteren door het crediteurenbeheer slim in te richten. Crediteurenbeheer is namelijk meer dan alleen het controleren en betalen van de binnengekomen facturen. Er valt behoorlijk wat geld en tijd te besparen met een efficiënt crediteurenbeheer.

Veel organisaties besteden pas wanneer faillissementen op de loer liggen meer aandacht aan bedrijfscontinuïteit. Zorgen dat facturen betaald worden is vaak het eerste aandachtspunt, maar goed crediteurenbeheer (verdiepingsartikel) is eveneens belangrijk. Maak allereerst goede afspraken met leveranciers over kwaliteit, prijzen, levertijden en betalingsvoorwaarden. Leg die betalingsvoorwaarden en andere vaste gegevens van (nieuwe) leveranciers correct vast in je crediteurenadministratie. Stel verder een overzicht op van de betalingstermijnen van crediteuren. Als je geen aparte betalingstermijn hebt afgesproken met de leverancier en er staat geen termijn in de leveringsvoorwaarden, geldt de wettelijke betalingstermijn van dertig dagen. Sommige bedrijven verlenen korting aan vroege betalers. Het kan daarom lucratiever zijn om deze crediteuren sneller te betalen. Volgens de wet heeft de crediteur het recht de factuursom te verhogen bij het uitblijven van betaling, maar niet alle organisaties doen dit. Ga dit wel na, want zo voorkom je dat wettelijke rente of aanmaningskosten in rekening worden gebracht bij een te late betaling.

Maak een prioriteitenlijst van crediteuren

Op basis van de afspraken met de leveranciers kun je in de vorm van een prioriteitenlijst bepalen welke facturen jij het eerst betaalt. Op die manier benut je aan de ene kant de betalingskorting, terwijl je aan de andere kant factuuropslagen voorkomt. Staat er niet genoeg geld op de bankrekening om alle crediteuren te betalen, dan is het belangrijk om te bepalen wie je nu wel en niet betaalt. Je kunt de volgende rangorde daarbij aanhouden.

• Als er rekeningen van de bank of de Belastingdienst openstaan, betaal je die als eerste. Zowel de bank als de fiscus hebben bepaalde rechten (de zogenaamde bedingen), waarmee ze tot inning over kunnen gaan. Dat kan betekenen dat de geldkraan voor je organisatie wordt dichtgedraaid of dat er beslag wordt gelegd op bedrijfsmiddelen. Betaal deze rekeningen niet eerder dan noodzakelijk is.
• Ten tweede betaal je de crediteuren die én een wettelijke rente berekenen én wiens betalingstermijn (bijna) is verstreken. Zo voorkom je dat je nóg meer geld moet betalen.
• Is er dan nog geld over, dan betaal je de crediteuren die een korting verlenen aan vroege betalers. Op die manier ‘verdien’ je eigenlijk geld.
• Vervolgens betaal je de leveranciers die je nodig hebt om jouw bedrijf draaiend te houden (de preferred suppliers). Denk aan het energiebedrijf en het telecombedrijf.
• Tot slot betaal je de overige crediteuren. Crediteuren met wie je een goede relatie hebt die je niet op het spel wilt zetten en crediteuren die producten leveren die je moeilijk ergens anders kunt inkopen, wil je natuurlijk niet tegen je in het harnas jagen. Deze crediteuren kun je dan weer beter voorrang geven boven de rest.