Juiste verwerking nabetaling in aangifte loonheffingen

Door verschillende oorzaken kan sprake zijn van een nabetaling aan een werknemer. Het is van belang dat de werkgever de betalingen die hij doet in een later tijdvak dan waarop het loon betrekking heeft, op de juiste manier verwerkt in de aangifte loonheffingen.

Een organisatie kan onder andere te maken krijgen met een nabetaling bij een nieuwe collectieve arbeidsovereenkomst (cao), achteraf toegekende pensioenen of individuele loonsverhogingen. De werkgever moet zo’n nabetaling volgens de hoofdregel in de aangifte loonheffingen aangeven in het tijdvak waarin de werknemer het loon geniet. Dit is de ‘loon-in-systematiek’.
Onder voorwaarden mag de werkgever de nabetaling echter ook aangeven in het tijdvak waarop de nabetaling betrekking heeft. Dit is de ‘loon-over-systematiek’. Forum Salaris, een online platform van de Belastingdienst, heeft een handreiking over nabetalingen onlangs geactualiseerd.

Voorwaarden loon-over-systematiek

Als de werkgever de loon-over-systematiek toepast, wordt het loon geacht te zijn genoten in het loontijdvak waarop het loon betrekking heeft. Dat is het tijdvak waarover de werknemer het loon verdiend heeft. De werkgever mag de loon-over-systematiek gebruiken als hij voldoet aan de volgende voorwaarden:

• De nabetaling heeft betrekking op een eerder tijdvak in hetzelfde kalenderjaar.
• Er moet sprake zijn van een bestendige gedragslijn voor het hanteren van de loon-over-systematiek. Zoals:
• Het was voor de werkgever ook in voorgaande jaren gebruikelijk om nabetalingen aan te geven in het tijdvak waarop deze betrekking hebben.
• De werkgever neemt salarissoftware in gebruik die alleen is gebouwd op de loon-over-systematiek.
• De werkgever verandert van systematiek, maar wel met de intentie om dat gedurende langere tijd te doen.
• De werkgever verwerkt alle nabetalingen in het kalenderjaar voor alle werknemers op dezelfde manier, namelijk in het tijdvak waarop deze betrekking hebben.
• Als de werkgever een nabetaling verwerkt in een tijdvak waarvoor hij al aangifte heeft gedaan, corrigeert hij deze aangifte. Hij verzendt de correctie tegelijk met de aangifte over het tijdvak waarin hij de nabetaling doet.

Nabetaling over vorige kalenderjaren

Als een nabetaling betrekking heeft op een tijdvak van het vorige kalenderjaar of eerder, moet de werkgever die betaling altijd volgens de hoofdregel behandelen, dus als loon van het tijdvak waarin hij het loon uitbetaalt (de loon-in-systematiek). Dit moet ook als hij normaal de loon-over-systematiek toepast. Hierbij geldt een uitzondering.
Als het in een organisatie gebruikelijk is dat in januari loon wordt uitbetaald over loontijdvakken van het vorige jaar, mag de werkgever afwijken van de hoofdregel en dat loon nog in de laatste aangifte van het vorige jaar aangeven. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om ‘gewoon’ loon van december, om overwerkloon of om kostenvergoedingen die door nacalculatie alsnog loon zijn.