Aansluiting financiële en salarisadministratie

Goede samenwerking tussen verschillende afdelingen is van belang voor het voeren van een juiste en complete administratie. Voor de financiële administratie is het belangrijk dat medewerkers van de salarisadministratie inzicht hebben in de inrichting van het grootboek. Beide administraties moeten goed op elkaar aansluiten om een betrouwbare en sluitende vastlegging van loon- en personeelskosten te waarborgen.

Voor de financiële administratie is het van belang dat verschillende loonkosten op de juiste grootboekrekeningen worden verwerkt, zoals brutolonen, vakantiegeld, sociale lasten, onkostenvergoedingen en eventuele verstrekkingen of ter beschikking gestelde voorzieningen.

Loonjournaalpost: boekhoudkundige verbinding tussen beide afdelingen

Een directe boekhoudkundige verbinding tussen beide afdelingen vormt de loonjournaalpost uit de loonadministratie: het overzicht van de hoogte van de totale salariskosten van jouw onderneming. De loonjournaalpost vormt de belangrijkste boekhoudkundige schakel tussen de salarisadministratie en de financiële administratie. Deze journaalpost laat zien welke salariskosten in een bepaalde periode zijn uitbetaald en welke verplichtingen zijn ontstaan voor belastingen en premies. De salarisadministratie levert deze gegevens periodiek aan de financiële administratie, zodat controle mogelijk is op de juiste verwerking van alle loonkosten.

Decimale rekeningstelsel voor overzichtelijke administratie

Een periodieke aansluiting van de loonjournaalpost met het grootboek draagt bij aan een goede interne beheersing en ondersteunt de accountantscontrole. Daarbij is het belangrijk dat de salarissoftware en de financiële software goed op elkaar zijn afgestemd. In moderne systemen gebeurt de verwerking vaak automatisch via digitale koppelingen. Een onjuiste inrichting van de grootboekkoppelingen kan er echter toe leiden dat loonkosten op de verkeerde rekeningen terechtkomen.

Voor een overzichtelijke administratie wordt vaak gebruikgemaakt van het decimale rekeningstelsel (infographic). Dat rangschikt gelijksoortige rekeningen en verdeelt ze over tien rubrieken. Hierdoor blijft de verwerking van loonkosten transparant en controleerbaar.