Aansluiting financiële en salarisadministratie
Goede samenwerking tussen verschillende afdelingen is van belang voor het voeren van een juiste en complete administratie. Voor de financiële afdeling is het belangrijk dat collega’s van de salarisadministratie ervan op de hoogte zijn hoe de financiële administratie is ingericht. Het is essentieel dat beide administraties op elkaar zijn afgestemd om een nauwkeurige en sluitende administratie te waarborgen.
Voor de financiële afdeling is het handig om te weten of alle kosten die betrekking hebben op de loonbetaling aparte grootboekrekeningen gebruiken, zoals voor brutoloon, vakantiebijslag, kosten van sociale lasten, onkostenvergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen. Een voorbeeld uit de praktijk over een goede aansluiting.
Loonjournaalpost boekhoudkundig verbinding beide afdelingen
Een directe boekhoudkundige verbinding tussen beide afdelingen vormt de loonjournaalpost uit de loonadministratie: het overzicht van de hoogte van de totale salariskosten van uw onderneming. De loonjournaalpost is een tabel waarin specifiek verantwoord wordt hoeveel uw onderneming aan salarissen over een bepaalde periode uitkeerde. Ook staat er welke reserveringen zijn gemaakt voor de afdrachten van premies. De loonadministratie levert de loonjournaalpost periodiek aan de financiële administratie. Zo is te controleren of de salarisadministratie sluitend is. De hele loonjournaalpost moet periodiek aangesloten worden met het grootboek. Dit is ook een vereiste van de accountant.
Decimale rekeningstelsel voor overzichtelijke administratie
De salarissoftware moet technisch in staat zijn om op een veilige en snelle manier gegevens te delen met de boekhoudsoftware. Maar het is een vaak genoemde valkuil bij het opstellen van de loonjournaalpost: codes in het salarissysteem die loongegevens niet aan de juiste grootboekrekening koppelen. Het gevolg daarvan is dat de loonjournaalpost niet correct in de financiële administratie terechtkomt. Voorkomen is uiteraard beter dan genezen. Om ervoor te zorgen dat de loonjournaalpost een goede koppeling kan maken, moet de financiële administratie overzichtelijk zijn ingedeeld. Gebruik hiervoor het decimale rekeningstelsel (infographic), dat gelijksoortige rekeningen rangschikt en verdeelt over tien rubrieken.