Vragen over: van papieren naar digitale administratie

De Belastingdienst communiceert steeds explicieter dat digitale administratie volwaardig is en dat veel ondernemers volledig digitaal werken. Bij het omzetten van een papieren administratie naar een digitale administratie moet elke organisatie een aantal regels in acht nemen. Waar moeten organisaties op letten bij de conversie van papier naar digitaal?

Het uitgangspunt bij het omzetten van de papieren administratie naar digitaal is dat de administratie en documenten niet minder bruikbaar mogen zijn dan de traditionele administratie. De gegevens moeten ook inhoudelijk overeenkomen. Daarbij zijn er een aantal voorwaarden die helpen om aan dit uitgangspunt te voldoen. Zo moeten er technische en organisatorische waarborgen worden getroffen voor behoud en beveiliging van de gegevens. Een selectie van de originelen maken is niet toegestaan: er mogen geen gegevens verloren gaan, zo leert de bewaarplicht. Flexibel en leesbaar reproduceren is belangrijk. Daarbij speelt ook de termijn van het uitvoeren van een controle een rol. Een boekencontrole moet binnen een redelijke termijn uit te voeren zijn en dat schept eventueel voorwaarden voor de manier waarop je een conversie maakt. Houd bij de omzetting dus ook de uiteindelijke boekencontrole in het oog.

Digitale documenten dezelfde echtheidskenmerken

Alle omgezette gegevens moeten in detail aansluiten bij het origineel. Dat betekent dat ook echtheidskenmerken (watermerk, briefhoofd, logo of kenmerkend kleuren papier) behouden moeten blijven. Gebruik dus een kleurenscanner. Daarnaast is de integriteit belangrijk. Dat betekent dat een document dezelfde vorm, inhoud en structuur heeft als het document had op het tijdstip van opmaken en ontvangen. Zo moet een factuur in de administratie herkenbaar blijven als het document dat van de leverancier afkomstig is en de inhoud ervan onveranderd zijn.

Bewaarplicht en bewaartermijn van de administratie

Als je aan deze voorwaarden voldoet, hoef je de originele (papieren) documenten niet meer te bewaren. In de tool Bewaarplicht en bewaartermijn fiscale en bedrijfsgegevens vind je een overzicht van bedrijfsgegevens die je verplicht moet bewaren, samen met de bewaartermijn. Ook kun je in deze tool bijhouden op welke plaats in de organisatie deze worden bewaard en wie daarvoor verantwoordelijk is. Zo heb je een handig overzicht om op terug te vallen.

In de rubriek ‘Vragen over’ behandelt Rendement een onderwerp waar lezers veel vragen over hebben. Heb je ook een vraag? Stel deze dan aan de adviseurs van de Adviesdesk!