De kleine lettertjes: factuurvereisten

Op het moment dat een organisatie een prestatie verricht of een dienst verleent, moet een factuur uitgereikt worden. Deze factuur moet volgens de wet aan een aantal eisen voldoen, zeker als er sprake is van een belaste prestatie en BTW een rol speelt.

De Nederlandse Wet op de omzetbelasting 1968 (kortweg Wet OB 1968) beschrijft dat ieder die een bedrijf of beroep uitoefent, ondernemer is voor de omzetbelasting. De omzetbelasting is een verbruikersbelasting die geheven wordt bij de aanschaf van alle mogelijke goederen en diensten. In de praktijk wordt de omzetbelasting belasting over de toegevoegde waarde (BTW) genoemd. De toegevoegde waarde is het verschil tussen de verkoopopbrengst en de inkoopwaarde. Als een organisatie kosten maakt, inkopen doet of investeert, dan brengen leveranciers in de meeste gevallen BTW (tools) in rekening. Ook de BTW die een organisatie verschuldigd is bij de invoer van goederen of bij aankopen in andere landen van de Europese Unie (EU), de zogenoemde intracommunautaire verwervingen, zijn als voorbelasting af te trekken.

Facturen uitreiken volgens de wet

Om betaalde BTW als voorbelasting te kunnen aftrekken, moet de organisatie met facturen kunnen aantonen hoeveel BTW de leveranciers in rekening hebben gebracht. In rekening gebrachte BTW is alleen als voorbelasting aftrekbaar als er een correcte BTW-factuur is, want alleen dan mag die BTW verrekend worden. De organsiatie is wettelijk verplicht een factuur uit te reiken als ze leveringen doet aan of diensten verricht voor een andere ondernemer of rechtspersoon die geen ondernemer is, een vooruitbetaling ontvangt van een andere ondernemer of een rechtspersoon die geen ondernemer is, een zogenoemde afstandsverkoop doet of een vervoermiddel levert aan een particulier in een ander EU-land. Een onjuiste BTW-factuur kan veel geld kosten (verdiepingsartikel).

Wettelijke regels voor facturen

Ook voor de informatie op een factuur gelden wettelijke regels. Facturen moeten in elk geval de volgende gegevens bevatten:

• het factuurnummer (opeenvolgend uniek nummer);
• de factuurdatum;
• de datum waarop de dienst of levering is verricht;
• de naam en het adres van de eigen organisatie;
• de naam en het adres van de afnemer;
• de omschrijving van de prestatie (aard, omvang, soort dienst of goederen);
• de prijs (in- en exclusief BTW);
• eventuele korting;
• het toegepaste BTW-tarief, ook als het nultarief van toepassing is en als goederen en/of diensten met verschillende BTW-tarieven geleverd zijn, moeten deze op de factuur per tariefgroep afzonderlijk vermeld staan;
• het BTW-identificatienummer van de eigen organisatie;
• het BTW-identificatienummer van de afnemer (bij intracommunautaire verwervingen).

In de rubriek 'De kleine lettertjes' behandelt Rendement een bepaling uit een wet, besluit of regeling. In deze editie: de eisen die de wet aan facturen stelt.