Efficiënt en doelgericht werken

Efficiënt werken en niet verzand raken in details of in zaken die eigenlijk in het takenpakket van iemand anders horen, is een uitdaging. Afstand nemen en een actielijst maken helpt.

Elke dag een actielijst maken of bijstellen voor de volgende dag is een fijne afsluiter van de werkdag. De actielijst bestaat uit een opsomming van uit te voeren taken, in willekeurige volgorde. Stel daarna prioriteiten vast, waarbij belangrijke taken bovenaan de lijst worden gezet en taken die kunnen wachten, doorschuiven. Dat hoeft niet te wachten tot het einde van de dag; ook midden op de dag kan het nuttig zijn om even afstand te nemen en opnieuw de prioriteiten te bepalen. Dat voorkomt werkstress (artikel). Belangrijk voor de planning, waarin de taken in tijdsblokken zijn verdeeld, is om in te schatten hoe veel tijd een taak in beslag neemt en om ruimte in te bouwen voor pauzes (artikel).

Benodigde informatie op tijd verzamelen

Soms is het niet mogelijk om direct te starten met een taak, omdat input of een reactie van een iemand anders nodig is. Zelf initiatief nemen en die input opvragen zorgt ervoor dat iemand wel tijdig aan zijn deel van de klus kan beginnen. Daarnaast is het belangrijk om geen taken te accepteren die buiten de eigen bevoegdheid of verantwoordelijkheid vallen, want dat kost extra tijd en is daardoor niet efficiënt. Het is beter om in zo’n situatie het werk over te dragen aan een collega.

Het evalueren van de actielijst kan tijd opleveren

Af en toe een momentje van bezinning kan heel nuttig zijn. Duren taken steeds langer dan de tijd die ervoor stond, dan moet er in het vervolg meer tijd ingepland worden om de taak uit te voeren. Het evalueren (tool) van de actielijst kan hierdoor op den duur ook tijd opleveren. Wat is er aan het einde van de week terechtgekomen van de taken op de actielijst? Filter de problemen eruit en pak het de week erna op een andere manier aan. De werkplek opruimen is een prettig klusje voor tussendoor. Spullen zijn op een opgeruimd bureau makkelijker op te sporen en het geeft naast ruimte op de werkvloer ook ruimte in het hoofd.