Werkstress voorkomen door prioriteiten te stellen bij e-mail

Doordat bijna elke werknemer de beschikking heeft over een e-mailaccount, kan het voorkomen dat er te veel tijd op gaat aan het verwerken van e-mails. Dit kan een bron van werkstress zijn. Prioriteiten stellen is dan belangrijk.

Via de mailbox komt er veel informatie op werknemers af. Niet ieder bericht is altijd even belangrijk. Zonder prioriteiten te stellen lopen werknemers het risico in de valkuil te trappen dat ze met iedere e-mail iets moeten doen. Onderschat de werkdruk (tool) door een overvolle inbox niet.

Archiveren zelf instellen

Veel organisaties hebben zelf al een archieffunctie van de mailboxen van hun werknemers ingesteld, als dat niet het geval is, kunnen werknemers het archiveren zelf regelen. Dat kan met AutoArchiveren. Deze optie is te vinden door via het tabblad Bestand te klikken op Opties, Geavanceerd en AutoArchiveren. Geef werknemers daarnaast bijvoorbeeld de volgende tips mee:

• Vul de werkdag niet voor een groot deel met het checken van e-mails.
• Houd de e-mailbox (artikel) opgeruimd (bijvoorbeeld met AutoArchiveren).
• Houd de informatiestroom in de hand door de e-mailafhandeling gestructureerd aan te pakken door duidelijke afspraken te maken met collega’s en e-mails op vaste momenten van de dag te behandelen.