Jaarlijkse opschoning van software en ICT

Het einde van het jaar is hét moment om de software en ICT-omgeving onder de loep te nemen. Veel organisaties werken met verschillende tools voor boekhouding, rapportage, salarisverwerking en facturatie. Maar zijn al deze programma’s wel nodig? Misschien is er zelfs een slimmer of voordeliger alternatief beschikbaar?

Steeds meer mkb-ondernemingen investeren fors in automatisering. Uit recent onderzoek van NOAB en Fiscount blijkt dat de ICT-kosten per fte in 2024 rond de € 8.300 liggen. Dat is goed voor 7% van de omzet. Een jaarlijkse software-opschoning kan dus flink besparen. Daarnaast kan deze leiden tot efficiëntere en veiligere processen.

Overzicht van applicaties

Wat moet er allemaal gebeuren bij een opschoning? De eerste stap is een compleet overzicht maken van alle gebruikte pakketten. Noteer per applicatie de kosten, het aantal licenties en de maandelijkse kosten. Kijk ook kritisch naar dubbele software of licenties voor (ex-)medewerkers die niet meer nodig zijn. Het is ook van belang om alle contracten te controleren: wanneer lopen ze af, zijn ze opzegbaar en is het mogelijk om te ‘downgraden’? Dit laatste is aan te raden als slechts een paar functionaliteiten van een applicatie worden gebruikt. Het is ook handig om aan de werknemers te vragen of zij klachten hebben over bepaalde applicaties en of er specifieke wensen zijn. Bekijk daarnaast of alle applicaties aan de actuele privacywetgeving voldoen en zorg ervoor dat de software up-to-date (tool) is.  

Wijzigingen vastleggen

Eventuele wijzigingen in het gebruik van software moeten goed worden vastgelegd. Collega’s moeten daarnaast tijdig worden geïnformeerd. Wellicht is een cursus vereist, zodat zij snel met de nieuwe software uit de voeten kunnen. Ten slotte moet van de opschoning een vast agendapunt worden gemaakt. Zo worden verrassingen, zoals het verlopen van licenties of eventuele prijsverhogingen, voorkomen.