Zorg voor goede onderbouwing extra eet- en drankkosten

Voor deze feestmaand is de kans groot dat er in veel ondernemingen meer kosten aan drank en eten wordt uitgegeven dan in de andere maanden van het jaar. Denk bijvoorbeeld aan een luxueus kerstdiner. De Belastingdienst kijkt zeer kritisch naar deze kosten. Twijfelt de fiscus aan de zakelijkheid ervan, dan moet de ondernemer die zakelijkheid aannemelijk maken. Zorg dus voor een goede onderbouwing van deze extra feestkosten!

Kosten die ondernemers voor de inkomstenbelasting (IB) en de vennootschapsbelasting (VPB) maken voor hun onderneming kunnen zij in principe aftrekken. De kosten voor eten en drank vallen echter onder de gemengde kosten (video). Voor deze kosten geldt een beperkte aftrekbaarheid. Het gaat bij deze post om kosten die voor de zaak zijn gemaakt, maar die ook een privétintje hebben. Onder de gemengde kosten vallen de volgende kosten:

• kosten van voedsel, drank en genotmiddelen;
• representatiekosten, zoals recepties en feesten;
• kosten van congressen, seminars, symposia, excursies en studiereizen.

Deel van eet- en drankkosten is niet aftrekbaar

Het ‘privédeel’ van deze kosten is dus niet aftrekbaar van de winst. Daarvoor geldt een drempelbedrag. Heeft een ondernemer méér gemengde kosten dan het drempelbedrag, dan is het deel boven de drempel wel aftrekbaar. Het drempelbedrag is dit jaar € 5.700. Voor een ondernemer voor de IB is dus € 5.700 aan gemengde kosten niet aftrekbaar van zijn winst. Hij mag er in de aangifte echter ook voor kiezen om de 80%-regeling te gebruiken. Er mag dan 80% van de gemengde kosten wél in aftrek gebracht worden, maar de overige 20% dus niet.

Gemengde kosten anders toepassen in de VPB

In de VPB werkt het net iets anders. Een VPB-plichtige onderneming mag ook tot € 5.700 aan gemengde kosten niet in mindering brengen op de winst. Of, als dat hoger is, 0,4% van de totale loonsom van de onderneming. Ook in de VPB bestaat er een alternatieve regeling. Daarbij mogen ondernemingen standaard maar 73,5% van de gemengde kosten in aftrek brengen, en 26,5% dus niet. 

Bewijzen dat kosten geheel zakelijk zijn

Trekt een ondernemer de kosten van eten en drank toch helemaal af en twijfelt de inspecteur aan de zakelijkheid hiervan, dan zal de ondernemer moeten bewijzen dat deze geheel zakelijk zijn. Dat zal niet meevallen als het bijvoorbeeld gaat om eten en drinken dat aan de werknemers op een kerstfeest wordt verstrekt. Zorg dus voor een goede onderbouwing!