Werknemers nú herinneren aan resterende vakantiedagen

Het begin van het nieuwe jaar is een goed moment voor werkgevers om werknemers te wijzen op de vervaltermijn van hun wettelijke vakantiedagen. De vakantiedagen van 2025 vervallen per 1 juli 2026. Werkgevers moeten niet te lang wachten met die melding.

De vakantiewetgeving regelt dat werknemers jaarlijks wettelijke vakantiedagen opbouwen. Ze hebben recht op een aantal vakantie-uren dat gelijk is aan viermaal de wekelijkse arbeidsduur. Een werknemer die 40 uur per week werkt, bouwt daardoor jaarlijks (40 x 4 =) 160 wettelijke vakantie-uren op. Oftewel: 20 vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen vervallen in principe een halfjaar na het jaar van opbouw (in ieder geval niet eerder). Werknemers verliezen dus per 1 juli 2026 de resterende wettelijke vakantiedagen waar zij in 2025 recht op kregen. Voor werknemers die niet in staat zijn geweest om vóór de vervaltermijn de vakantiedagen op te nemen, bijvoorbeeld door ziekte, geldt de vervaltermijn van zes maanden niet.
Een werknemer bouwt vaak ook bovenwettelijke vakantiedagen op. Dit is geen wettelijk recht, maar een contractuele afspraak. Hiervoor geldt een verjaartermijn van vijf jaar na het jaar van opbouw.

Werknemer moet kans krijgen om met vakantie te gaan

Het Hof van Justitie van de Europese Unie (HvJ-EU) bepaalde in het arrest Max-Planck uit 2018 dat vakantiedagen alleen kunnen vervallen en verjaren als de werkgever de werknemer er actief op wijst dat hij die dagen (bijna) kwijtraakt én hem de kans geeft om ze alsnog op te nemen. Doet de werkgever dat niet, dan vervallen of verjaren de dagen niet (artikel). De werknemer behoudt dus de dagen en kan ze bij uitdiensttreding laten uitbetalen.
De werkgever moet werknemers duidelijk laten weten dat hun wettelijke vakantiedagen een halfjaar na het jaar van opbouw vervallen. Daar kan de werkgever beter niet te lang mee wachten: uit uitspraken van het HvJ-EU valt af te leiden dat de werknemer echt genoeg tijd moet hebben om de vakantiedagen op te nemen. Het gaat minstens om enkele maanden, maar het liefst informeert de werkgever de werknemers al een halfjaar vóór de vervaltermijn.

In gesprekken en schriftelijk informeren over vervaltermijn

Werkgevers doen er dus verstandig aan om nu in actie te komen. Leidinggevenden kunnen het vakantiesaldo bijvoorbeeld bespreken tijdens de individuele gesprekken van de gesprekkencyclus. De leidinggevende noemt dan het aantal resterende dagen en wanneer ze vervallen, en bekijkt hoe de werknemer ze kan opnemen. De werkgever moet de informatie ook schriftelijk verstrekken en eventueel de werknemers zelfs laten bevestigen dat ze het bericht hebben ontvangen, zodat de werkgever aantoonbaar aan zijn plichten voldoet. Gebeurt dat niet, dan kan dat veel geld kosten.

Maatregelen om verlofstuwmeer te voorkomen

Voor werkgevers kan het vervelend zijn als werknemers veel vakantiedagen oppotten. In het najaar van 2025 meldde accountantskantoor BDO bijvoorbeeld dat groeiende stuwmeren aan vakantie- en verlofuren ziekenhuizen kopzorgen geven. Het loon voor deze uren moet op de balans van de ziekenhuizen jaarlijks worden geïndexeerd.
Een anti-oppotbeding als maatregel lijkt juridisch geen waarde te hebben. Werkgevers doen er vooral goed aan om belemmeringen voor het opnemen van vakantie (artikel) weg te nemen. Verder valt te overwegen om verplichte vrije dagen aan te wijzen, geen of minder bovenwettelijke vakantiedagen overeen te komen of bovenwettelijke dagen uit te betalen of te laten overdragen.