Reiskostenvergoeding en corona: moment van vinkje telde

Gold het goedkeurend coronabeleid voor reiskostenvergoedingen alleen voor reiskostenvergoedingen die waren toegekend vóór 13 maart 2020? Dat was de vraag waarover de Hoge Raad zich boog in het kader van een IKB.

Weet je nog, de goedkeuring rondom de vaste reiskostenvergoeding tijdens de coronacrisis? Veel werknemers moesten vanuit huis werken vanwege de lockdown, maar als de vaste reiskostenvergoeding was toegekend vóór 13 maart 2020 mocht deze doorlopen ondanks het gewijzigde reispatroon. Bijna zes jaar na de noodmaatregel heeft de Hoge Raad uitspraak gedaan in een zaak die een werkgever (gemeente) was gestart. Het ging over het moment waarop een belangrijk vinkje over uitruilen van reiskostenvergoedingen was gezet. Wat was er aan de hand?

Uitruil individueel keuzebudget (IKB)

Werknemers van een bepaalde gemeente hadden recht op een individueel keuzebudget (IKB). Zij konden hun IKB uitruilen voor een gericht vrijgestelde vergoeding van reiskosten van woon-werkverkeer, waaronder een (aanvullende) vaste reiskostenvergoeding. In 2020 hadden sommige werknemers deze keuze al aangevinkt vóór 13 maart, maar andere werknemers zetten het vinkje in het digitale personeelssysteem pas daarna. Over die laatste uitbetaalde reiskostenvergoedingen droeg de gemeente eindheffing af na het overschrijden van de vrije ruimte. Ze ging daarna meteen in beroep tegen deze afdracht, omdat ze meende dat alle geruilde reiskostenvergoedingen onder de coronagoedkeuring vielen. De zaak kwam via de rechtbank, het gerechtshof en een conclusie van de Advocaat-Generaal uiteindelijk bij de Hoge Raad.

Werkgever had terecht eindheffing afgedragen

De Hoge Raad gaf aan dat bij de uitleg van een beleidsregel niet alleen naar de bewoordingen moet worden gekeken, maar ook naar de kenbare bedoeling en de context waarin die regel is gegeven, aldus de Hoge Raad.
Het hof oordeelde volgens de rechter terecht dat de goedkeuringen in het besluit van 14 april 2020 (en daaropvolgende besluiten) alleen zagen op het ongewijzigd door laten lopen van vaste reiskostenvergoedingen die al vóór 13 maart 2020 waren toegekend. Daarbij was van belang:

• het opschrift ‘Ongewijzigd doorlopen vaste reiskostenvergoeding’ in het besluit;
• de strekking van de goedkeuring: voorkomen dat een werkgever een reiskostenvergoeding moest aanpassen vanwege gewijzigde reispatronen door corona;
• de bewoording in de goedkeuring: ‘dat de werkgever (...) mag blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is’.

De noodzaak tot aanpassing kon zich alleen voordoen als het recht op de vergoeding al bestond toen de coronamaatregelen ingingen. Een vinkje ná 12 maart was dus te laat gezet en de werkgever had terecht eindheffing afgedragen.
Hoge Raad, 23 januari 2026, ECLI (verkort): 25