Advies: zo veel mogelijk thuiswerken vanwege energiecrisis

Vanwege de oorlog in het Midden-Oosten waarschuwt het Internationaal Energieagentschap (IEA) voor een wereldwijde energiecrisis. Het agentschap raadt mensen aan zo veel mogelijk thuis te werken. Werkgevers kunnen dit faciliteren of op andere manieren een bijdrage leveren.

Er is een trend zichtbaar dat werkgevers werknemers weer vaker op kantoor willen zien. Als het aan het IEA ligt, wordt die behoefte in elk geval voorlopig in de ijskast gezet. Het IEA is een ‘intergouvernementele organisatie’ die energieproblemen coördineert en waaraan ook Nederland deelneemt. Het thuiswerkadvies is één van de mogelijke acties om de impact van de grote olie- en gasprijsstijgingen te beperken, al heeft het kabinet laten weten dat het advies van de IEA (nog) niet wordt overgenomen. Wil een werkgever vanwege de situatie thuiswerken toch (vaker) mogelijk maken, dan doet hij er verstandig aan om hierover goede afspraken te maken (toolbox). De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht (tool) bij het invoeren, wijzigen of beëindigen van een regeling voor (gedeeltelijk) thuiswerken (infographic), ook als het van tijdelijke aard is.

Besparen op reiskosten

Werknemers hebben geen wettelijk recht op thuiswerken. Werkgevers kunnen werknemers in principe ook niet verplichten om thuis te werken. Wel bevat de cao mogelijk relevante afspraken over thuiswerken. Werknemers kunnen ook zelf een verzoek indienen om thuis te mogen werken (artikel), bijvoorbeeld om reiskosten te besparen. De werkgever moet dit verzoek op zijn minst in overweging nemen. De recente ontwikkelingen zijn een extra reden om zo’n verzoek in te willigen. Natuurlijk kan een werkgever ook zelf het initiatief nemen voor een (tijdelijk) ‘ruimer’ thuiswerkbeleid, om zo ook zelf te besparen op reiskosten en bijvoorbeeld energiekosten.

Thuiswerkvergoeding per thuiswerkdag

Bij de beslissing om al dan niet (vaker) thuiswerken toe te staan, kunnen ook fiscale overwegingen een rol spelen. Een werkgever kan een werknemer per thuiswerkdag een onbelaste vergoeding voor thuiswerkkosten geven van maximaal € 2,45. Om een hogere onbelaste thuiswerkvergoeding te geven, zal hij het meerdere in de vrije ruimte van de werkkostenregeling moeten onderbrengen. Die vrije ruimte (tool) is beperkt: 2% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom en 1,18% over het meerdere. De thuiswerkvergoeding mag voor één en dezelfde dag niet samen met een onbelaste kilometervergoeding voor het reizen naar de vaste werkplek worden gegeven, ook niet als de werknemer een deel van de dag thuiswerkt en een deel op de vaste werkplek.

Tegemoetkoming in de gestegen brandstofkosten

De maximaal onbelaste reiskostenvergoeding bedraagt € 0,23 per kilometer, maar kan onder dezelfde voorwaarden als bij de thuiswerkvergoeding worden opgehoogd. Bijvoorbeeld als tegemoetkoming voor werknemers in de gestegen prijzen aan de pomp – al is dat natuurlijk geen brandstofbesparende maatregel. Het fiscale maximum van € 0,23 was volgens de Vereniging Zakelijke Rijders (VZR) vóór het conflict in het Midden-Oosten al bij lange na niet genoeg om de kosten van de werknemer te dekken voor het gebruik van zijn eigen auto. In bijvoorbeeld een cao kunnen afwijkende afspraken staan over de thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding.

Carpoolen, fietsen of openbaar vervoer

Vanzelfsprekend zijn niet alle functies of werkzaamheden geschikt voor thuiswerken. Maar ook in dat geval zijn er brandstofbesparende mogelijkheden, zoals carpoolen (tool). Als de werkgever regelt dat meerdere werknemers met een eigen auto van een werknemer meerijden, mag hij alleen de bestuurder een onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer geven, inclusief de kilometers die hij moet omrijden om zijn collega’s op te halen. Maar regelen werknemers het carpoolen zelf, dan kunnen zij allemáál een onbelaste vergoeding tot € 0,23 per kilometer krijgen. De werkgever mag dan eventuele omrijkilometers niet onbelast vergoeden. Werknemers die met een auto van de zaak carpoolen, mogen geen onbelaste reiskostenvergoeding krijgen. Woon-werkverkeer per fiets (artikel) of met het openbaar vervoer (artikel) is natuurlijk nóg beter met het oog op de energiecrisis.