Elektronisch factureren verplicht per 2030

Ondernemingen die grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de Europese Unie (EU) uitvoeren, moeten vanaf 1 juli 2030 elektronisch factureren. Daarnaast moeten zij factuurgegevens realtime rapporteren aan de Belastingdienst. Deze verplichtingen volgen uit het Europese pakket VAT in the Digital Age (ViDA). Het doel is het BTW-stelsel te moderniseren en BTW-fraude beter te bestrijden.

Het ViDA-pakket, dat op 25 maart 2025 is gepubliceerd, bestaat uit drie onderdelen. Ten eerste worden de BTW-regels voor platformeconomieën aangepast. Daarnaast wordt het One Stop Shop (OSS)-systeem uitgebreid, waardoor ondernemingen BTW over bepaalde grensoverschrijdende transacties eenvoudiger via één aangifte kunnen afdragen. Het derde en meest ingrijpende onderdeel is de verplichting tot elektronische facturatie (tool) en digitale rapportage bij grensoverschrijdende B2B-transacties. Facturen moeten daarbij voldoen aan de Europese standaard EN 16931. Belangrijke factuurgegevens worden vrijwel direct gedeeld met de fiscus. Die wisselt deze informatie binnen het Europese systeem uit. Hierdoor vervalt de huidige periodieke opgave voor intracommunautaire prestaties.

Inrichting van de administratie wijzigt

Naar verwachting zal voor het verzenden van elektronische facturen gebruik worden gemaakt van Peppol, het internationale netwerk waarmee facturen veilig en gestructureerd van systeem tot systeem worden verstuurd. Door de komst van ViDA verschuift factureren van het versturen van documenten naar het uitwisselen van digitale data. Voor veel mkb-ondernemingen betekent dit een verandering in de manier waarop de administratie is ingericht. Systemen moeten geschikt zijn voor gestructureerde elektronische facturen en automatische gegevensuitwisseling. Ook de rol van de accountant verandert. De nadruk verschuift van verwerking achteraf naar realtime monitoring en advisering.

Mogelijke verplichting voor binnenlandse B2B-transacties

Voor Nederland geldt dat de verplichting in eerste instantie alleen betrekking heeft op grensoverschrijdende transacties. Of elektronische facturatie ook verplicht wordt voor binnenlandse B2B-transacties, moet nog worden besloten. Wel is duidelijk dat ondernemingen hun administratieve processen en IT-systemen tijdig moeten moderniseren om aan de nieuwe regels te voldoen.