Duur ontslag door slechte administratie en communicatie

Werkgevers moeten hun administratie op orde hebben en hebben een informatieplicht, waardoor ze werknemers onder andere bij elke loonbetaling een schriftelijke of digitale loonstrook moeten verstrekken. Voldoet een organisatie hier niet aan? Dan kan dit bij de rechtbank erg nadelige gevolgen hebben.

Of het nu gaat om het verstrekken van een loonstrook met de juiste gegevens (tool) of het tijdig doen van de loonaangifte, het lijkt vanzelfsprekend dat de loonadministratie van een organisatie op dit soort punten op orde moet zijn. Toch is dat niet altijd het geval.
In een recente rechtszaak verschilden een werkgever en werknemer van mening over de arbeidsomvang en de hoogte van het loon. Ook stond ter discussie of en wanneer de arbeidsovereenkomst van de werknemer was geëindigd. De werknemer ging ervan uit dat de werkgever de arbeidsovereenkomst op 12 juni 2025 per direct en zonder zijn instemming had opgezegd. Na zijn vakantie vond namelijk enkel een gesprek plaats en kwam het niet meer tot werkhervatting. Hij stapte daarom naar de rechter.

Niet voldaan aan administratieve verplichtingen

Een belangrijk aspect in de zaak was volgens het hof dat de werkgever ernstig tekort was geschoten in zijn administratieve verplichtingen. Zo had de werkgever nagelaten om bij elke loonbetaling een loonstrook te verstrekken en voldeed hij dus niet aan de informatieverplichting. Pas tijdens de rechtszaak werden loonstroken overhandigd. Ook had de werkgever het eerste halfjaar van het dienstverband geen loonaangifte gedaan en geen loonbelasting afgedragen voor de werknemer, én kon de organisatie geen deugdelijke urenregistratie aanleveren.
Omdat de organisatie tekort was geschoten op administratief vlak, kwamen de daaruit voortvloeiende gevolgen voor rekening van de werkgever. De werkgever kon hierdoor bovendien onvoldoende bewijs leveren voor zijn betwisting van het aantal gewerkte uren en de hoogte van het loon van de werknemer.

Duidelijke communicatie vanuit werkgever ontbrak

Of sprake was van beëindiging van de arbeidsovereenkomst, viel volgens het hof af te leiden uit het handelen van beide partijen. Zelfs als werkgever en werknemer er allebei van uitgingen dat de arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar was gesloten en deze op 1 juni 2025 zou eindigen, handelden de partijen er in eerste instantie niet naar. De werkgever had het einde van de overeenkomst niet aangezegd of gecommuniceerd naar de werknemer, dus kon de werknemer ervan uitgaan dat de overeenkomst doorliep. Door het handelen van de werkgever na de vakantie van de werknemer, werd de overeenkomst echter wel beëindigd, oordeelde het hof.
Het hof wees de verzoeken van de werknemer uiteindelijk bijna allemaal toe, een duur grapje voor de werkgever. De werkgever moest onder andere achterstallige vakantiebijslag (infographic), een transitievergoeding en een billijke vergoeding van € 12.000 aan de werknemer betalen en draaide op voor de proceskosten.

Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, 28 april 2026, ECLI (verkort): 2593