Zijn de zakelijke kosten wel zakelijk genoeg?

Ondernemers mogen de kosten die zij maken in het belang van hun onderneming aftrekken van de winst. Maar als de Belastingdienst betwijfelt of de kosten wel echt zakelijk zijn, komt het aan op de onderbouwing. Hoe kan een ondernemer dat aanpakken?

Bij kosten die overduidelijk zakelijk zijn, is er geen discussie. Kosten voor bijvoorbeeld een zakelijke bankrekening of de huur van een bedrijfspand mag een ondernemer voor de inkomstenbelasting (of een bv in de vennootschapsbelasting) dan ook gewoon in mindering brengen op de winst. Omgekeerd geldt dat kosten die overduidelijk privé zijn, nooit aftrekbaar zijn.

Fiscus let extra op zakelijke kosten

Maar als het zakelijke motief minder overtuigend is, kan de Belastingdienst wel vraagtekens zetten bij de aftrekbaarheid van de kosten (verdiepingsartikel). En dat gebeurt ook, zo heeft de fiscus aangekondigd. De Belastingdienst merkt namelijk dat het relatief vaak voorkomt dat privéuitgaven onterecht worden opgevoerd als zakelijke kosten. Daarom let de fiscus daar nu extra op bij controles. Het verkeerd boeken van kosten kan leiden tot navorderingsaanslagen en boetes.

Zakelijk gebruik in de praktijk leidend

Wel is in jurisprudentie vastgelegd dat ondernemers vrij veel vrijheid hebben om te bepalen welke kosten zij maken voor hun onderneming, zolang het zakelijke belang maar aantoonbaar vooropstaat. Uiteraard is er in het verleden al geprobeerd om van alles onder het ‘zakelijke belang’ van de onderneming te scharen. Niet voor niets staat er in een overzicht van de Belastingdienst keurig dat kosten voor ‘vaartuigen voor representatieve doeleinden’ nadrukkelijk niet aftrekbaar zijn. Uiteindelijk kijken de Belastingdienst en ook de rechter naar het al dan niet zakelijke gebruik in de praktijk. Daar moeten ondernemers dus ook op letten bij het verzamelen van bewijs voor de onderbouwing.
Zo ging er een streep door de aftrek van kosten voor een voorraad champagneflessen, omdat de rechter het bewijs dat die uitgaven zakelijk waren onvoldoende vond. Anderzijds kunnen ondernemers bijvoorbeeld bij sponsorkosten met een goed verhaal een heel eind komen. En zelfs de kosten van een huwelijksfeest zijn onder voorwaarden mogelijk aftrekbaar als er zakenrelaties komen.

Aansluiten bij specifieke regels

In het algemeen is het nog raadzaam om voor de onderbouwing aan te sluiten bij de specifieke regels voor zakelijke kosten. Zo gelden er specifieke eisen voor de aftrekbaarheid van werkkleding (infographic), onder meer voor de grootte van het bedrijfslogo. Dat moet dus te onderbouwen zijn. Of neem de aftrekbaarheid van de kosten voor een congres of seminar, die vallen onder de gemengde kosten (infographic). Daarbij kan het nuttig zijn om bewijs te bewaren van het zakelijke karakter van de bijeenkomst, zoals de slides van een presentatie of het programma.