Verhoogde kilometervergoeding verwerken in loonaangifte

Het kabinet verhoogt de gerichte vrijstelling voor reiskosten van € 0,23 naar € 0,25 per kilometer, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2026. Maar hoe gaat het precies in zijn werk als je met terugwerkende kracht reiskosten vergoedt? De Belastingdienst beantwoordde die vraag onlangs.

De met € 0,02 verhoogde onbelaste kilometervergoeding wordt onderdeel van het Belastingplan 2027. Hierop vooruitlopend heeft de staatssecretaris van Financiën de verhoging van de gerichte vrijstelling alvast goedgekeurd in een beleidsbesluit. Daardoor kunnen werkgevers nu al € 0,25 per kilometer onbelast vergoeden.

Bij de volgende loonbetaling

Werkgevers kunnen bovendien de extra € 0,02 per kilometer met terugwerkende kracht onbelast uitbetalen een werknemers. Hoe organisaties hiermee om moeten gaan in de aangifte loonheffingen, hangt af van de situatie. De Belastingdienst lichtte dit onlangs toe.
Heeft een werkgever sinds 1 januari € 0,23 per kilometer vergoed aan werknemers (of minder)? Dan mag hij een verhoging tot en met € 0,25 alsnog onbelast vergoeden bij de volgende loonbetaling.

Hogere reiskostenvergoeding dan € 0,23

Als een werkgever meer dan € 0,23 vergoedde en het meerdere als belast loon voor de werknemer verwerkte, mag hij nu voor elk aangiftetijdvak het loon en de ingehouden loonheffingen verlagen met € 0,02 per kilometer. Dit kan door een loonaangifte over die tijdvakken te corrigeren (artikel).
Heeft een werkgever meer dan € 0,23 vergoed en het meerdere aangewezen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte? En heeft hij daarover al 80% eindheffing (artikel) betaald? Dan mag hij de betaalde eindheffing over € 0,02 per kilometer verrekenen in een volgende aangifte loonheffingen. Bovendien komt een kleiner deel van de kilometervergoeding ten laste van de vrije ruimte. Bij een als eindheffingsloon aangewezen vergoeding van bijvoorbeeld € 0,30 per kilometer, gaat voor het hele jaar dus nog maar € 0,05 in plaats van € 0,07 per kilometer af van de vrije ruimte.

Salderingsregeling en cafetariaregeling

Werkgevers die gebruikmaken van de salderingsregeling moeten ook met terugwerkende kracht vanaf 1 januari uitgaan van € 0,25 per kilometer, net zoals bij een reiskostenvergoeding via een cafetariaregeling. In dat laatste geval mag de werkgever eerdere aangiften loonheffingen corrigeren.