Verplichte e-factuur BTW vergt flinke omschakeling

Een Europese richtlijn schrijft voor dat ondernemers vanaf 2030 elektronisch moeten factureren bij grensoverschrijdende transacties met andere ondernemers. Nederland kan besluiten om die verplichting ook voor binnenlandse transacties op te leggen. Dat zou zeker voor kleine ondernemingen en zzp’ers een flinke omschakeling betekenen.

De verplichting komt voort uit de zogeheten ViDA-richtlijn, die de Europese Unie in maart 2025 heeft aangenomen. ViDA is een afkorting van 'VAT in the Digital Age', ofwel: BTW in het digitale tijdperk. Het ViDA-pakket omvat onder meer BTW-regels voor platformbedrijven, maar voert ook een ingrijpende verplichting in rondom elektronische facturen en de BTW-aangifte.

Facturen volledig elektronisch uitwisselen

Vanaf 1 juli 2030 moeten ondernemers bij grensoverschrijdende transacties met andere ondernemers (business-to-business, kortweg B2B) elektronisch factureren. Voor de duidelijkheid: dat gaat dan niet over een factuur als pdf naar de afnemer mailen, zoals in veel kleinere bedrijven en bij zzp'ers nu vaak de standaard is. De verplichting houdt in dat ondernemers B2B-facturen volledig via een digitaal platform verzenden (checklist). Facturen moeten daarbij voldoen aan de Europese standaard EN 16931. Belangrijke factuurgegevens worden vrijwel direct gedeeld met de Belastingdienst. De fiscus wisselt deze informatie binnen het Europese systeem uit. Hierdoor vervalt de huidige periodieke opgave voor intracommunautaire prestaties (verdiepingsartikel).

Deze zomer duidelijkheid verwacht

De richtlijn legt dus alleen verplichtingen op voor grensoverschrijdende B2B-transacties. De EU laat de keuze aan lidstaten of zij elektronisch factureren ook voor binnenlandse handel verplicht willen stellen. Nederland heeft daar nog geen besluit over genomen. De regering verwacht daar deze zomer meer duidelijkheid over te geven, zo blijkt uit een brief van staatssecretaris Eerenberg van Financiën. Daarbij kijkt het kabinet ook naar een onderzoek (pdf) van accountants- en adviesorganisatie EY naar de invoering van ViDA in Nederland. EY adviseert in dat rapport om ook de binnenlandse verplichting voor elektronische facturatie in te voeren. Het kabinet kijkt daar momenteel naar. Wel ziet het kabinet door de invoering mogelijkheden om de structurele administratieve lasten voor het bedrijfsleven aanzienlijk te verminderen, schrijft Eerenberg.

Andere EU-lidstaten zijn al verder

Hoewel het kabinet dus nog een beleidskeuze moet maken, kan het best zijn dat er in de tussentijd wat druk opbouwt. Belangrijke Europese handelspartners als België, Duitsland en Frankrijk zijn namelijk al verder in het proces, zo blijkt uit het EY-rapport. Zo heeft België al sinds 1 januari 2026 elektronisch factureren verplicht gesteld voor binnenlandse B2B-transacties. De EY-onderzoekers wijzen erop dat er een 'waterbedeffect' kan ontstaan als Nederland uiteindelijk als één van de weinige EU-lidstaten niet kiest voor een binnenlandse e-factureringsplicht. Fraudeurs zouden dan eerder naar ons land kunnen uitwijken.

Flinke omschakeling voor ondernemers

De invoering van de ViDA-richtlijn vergt flink wat aanpassingen in werkprocessen en in IT bij ondernemingen. Uiteraard voor grote multinationals, maar zeker ook bij kleinere ondernemingen en zzp'ers die bijvoorbeeld naast een groot Nederlands klantenbestand ook één klant in België of Duitsland hebben. En zeker als Nederland ervoor kiest om elektronisch factureren ook voor binnenlandse B2B-transacties verplicht te stellen, moeten ondernemers daar tijdig klaar voor zijn. Hoewel de wetgever dus nog moet beslissen, doen ondernemers er goed aan om zich al in te lezen en te analyseren welke risico's de onderneming op dit gebied loopt.