Is BTW inboeken altijd nodig voor de WKR?

Voor het toetsen van de vrije ruimte van de werkkostenregeling is het nodig om te rekenen met de vergoedingen en verstrekkingen inclusief BTW. De financiële administratie legt kosten juist exclusief BTW vast. Is het dan nodig om alles dubbel te boeken?

De financiële administratie boekt kosten altijd exclusief BTW in, maar de toetsing voor de werkkostenregeling (WKR) moet inclusief BTW gebeuren. Je organisatie moet dus een manier vinden om de vergoedingen en verstrekkingen die onder de WKR vallen en ten laste van de vrije ruimte komen, te verhogen met de BTW die ervoor geldt.

Aparte rekeningen voor soorten kosten

De optimale manier van boeken van vergoedingen en verstrekkingen is om voor elk type vergoeding of verstrekking een eigen grootboekrekening te gebruiken. Bijvoorbeeld aparte rekeningen voor:

• intermediaire kosten;
• nihilwaarderingen;
• gerichte vrijstellingen;
• kosten die ten laste van de vrije ruimte komen;
• kosten die niet zijn aangewezen als eindheffingsloon.

Afspraak tussen je onderneming en de Belastingdienst

Dat is administratief een heel gedoe en vraagt nogal wat kennis van zaken van degene die de kosten inboekt. Een simpelere aanpak die in de praktijk veel wordt gebruikt, is om alle kosten die van de vrije ruimte snoepen op één rekening te boeken. Na afloop van het jaar is het dan relatief eenvoudig om te beoordelen in hoeverre de vrije ruimte voor die grootboekrekening is overschreden.

Je onderneming kan vergoedingen en verstrekkingen ook boeken zonder BTW en schriftelijk met de Belastingdienst afspreken om bij het berekenen van de kosten in de vrije ruimte een bepaald gemiddeld BTW-percentage te hanteren voor de verschillende posten in de vrije ruimte.

Vrije ruimte zonder BTW bepalen is geen optie

Kort na de invoering van de WKR is al eens overwogen om de doorboeking naar de vrije ruimte exclusief BTW te doen. Dat bleek niet mogelijk, omdat alleen ondernemingen met een winstoogmerk BTW in aftrek kunnen brengen. Veel non-profitorganisaties met personeel – die ook met de WKR werken – zouden dan benadeeld worden. Daarnaast zijn vergoedingen aan werknemers altijd inclusief BTW, aangezien aftrek voor hen geen rol speelt.