Vergeet out-of-office-reply niet voor de vakantie

Om het overzicht te bewaren in je e-mailverkeer, moet je structuur aanbrengen in je inbox. Voor de vakantie een afwezigheidsassistent inschakelen hoort daarbij. Alvast voor de komende zomerperiode zijn hier wat tips voor de out-of-office-reply voor de leidinggevende én voor werknemers.

Schakel de afwezigheidsassistent in als je meerdere werkdagen aansluitend niet op kantoor bent of niet in de gelegenheid bent om e-mails te beantwoorden. Als je het bij één dag al inschakelt, lijkt dat wat paniekerig. Je kunt in je afwezigheidsmelding het beste aangeven dat je tijdens je vakantie geen e-mail leest. Je moet daar een keuze in maken: je kunt ook aangeven dat iemand bij spoed een appje kan sturen. Op die manier gooi je de deur niet helemaal dicht en bepaal je zelf wanneer je even tijd aan je werk wilt besteden.

Vervangers differentiëren

Je kunt natuurlijk ook melden waar je relaties terechtkunnen als je er niet bent. Het kan geen kwaad die vervangers een beetje te differentiëren:

‘Geachte <naam>,
In verband met vakantie ben ik afwezig tot en met <datum>. Tot die tijd wordt uw e-mail niet in behandeling genomen. Heeft u zaken die niet tot <datum> kunnen wachten, neem dan voor financiële zaken contact op met <naam> en voor technische zaken met <naam>’.

Eerder afwezigheidsassistent

Nederlandse medewerkers ontvangen per dag gezamenlijk zo’n honderden miljoenen e-mails. Zeker na enkele vrije dagen of na een vakantie wacht je een berg aan ongeopende e-mails waar moeilijk doorheen is te komen. Het geheim van een relaxte vakantie zit in de voorbereiding. Het is dan ook een goed idee om drie dagen van tevoren je out-of-office-reply al aan te zetten. Dit voorkomt dat je op het laatste moment nog allerlei spoedklusjes moet afhandelen.