Ook gerichte vrijstelling bij budget arbovoorzieningen?
Een werkgever kan ervoor kiezen om werknemers voor een arboverantwoorde inrichting van hun thuiswerkplek een budget toe te wijzen. De Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst behandelde onlangs of in dit geval de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing is.
Werkgevers kunnen arbovoorzieningen vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen op grond van het arbobeleid van de organisatie. Er geldt een gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen die direct voortvloeien uit de verplichtingen van een organisatie op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en samenhangen met de werkzaamheden van de werknemer. Denk hierbij aan een ergonomisch verantwoord bureau, een beeldschermbril en een voetenbankje bij beeldschermwerk.
Arboverantwoord thuiswerken
In het kennisgroepstandpunt kwam de volgende situatie aan bod: een werkgever had in zijn arboplan staan dat thuiswerken arboverantwoord moest gebeuren. In dat kader gaf de werkgever iedere werknemer de kans om arbovoorzieningen voor hun thuiswerkplek aan te schaffen, tot een bedrag van € 500. De kosten voor de arbovoorzieningen werden op declaratiebasis vergoed (artikel) en werknemers moesten aantonen wat ze hadden gekocht.
De vraag hierbij was of de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing is op de vergoeding(en) voor de aangeschafte thuiswerkspullen. Volgens de kennisgroep is dat het geval, mits de aangeschafte voorziening voldoet aan de arbowettelijke eisen. Daarnaast moet de vergoeding kostendekkend zijn.
Geen eigen bijdrage verschuldigd
Als de vergoeding niet de volledige kosten dekt, is de gerichte vrijstelling in beginsel niet van toepassing. De werkgever moet op grond van de Arbowet zorgdragen voor arbovoorzieningen en de kosten voor zijn rekening nemen. Als hoofdregel geldt daarom dat de gerichte vrijstelling niet kan worden toegepast als de werknemer een eigen bijdrage (artikel) verschuldigd is. Dan zijn de kosten immers niet volledig voor rekening van de werkgever.
Op deze regel bestaat één uitzondering, namelijk als met de vergoeding een arbovoorziening met een vergelijkbare functionaliteit kan worden aangeschaft. Denk aan de situatie dat een werkgever een arboverantwoorde bureaustoel vergoedt voor € 200, maar dat de werknemer zelf kiest voor een luxer model van € 250 en het verschil van € 50 als eigen bijdrage betaalt. In die situatie houdt de eigen bijdrage geen verband met de naleving van de arbowetgeving, maar met het verschil tussen een voorziening die voldoet aan de richtlijnen en een duurdere uitvoering vanwege de persoonlijke voorkeur van een werknemer. Voor de vergoeding kan in dat geval wel een gerichte vrijstelling gelden.