Let op bij invoer achternaam in het personeelssysteem

De invoer van achternamen van werknemers in het salarissysteem kan voor problemen zorgen door spelling of door het gebruik van een aangetrouwde naam. Zonder duidelijke afspraken rond de administratie zijn personeelsgegevens moeilijk te vinden.

Elke nieuwe werknemer moet in het personeelsinformatiesysteem en het (al dan niet geïntegreerde) salarispakket worden opgenomen. Alleen al over het invoeren van de achternaam van de werknemer moeten binnen de organisatie de nodige afspraken worden gemaakt.

Naam van de partner

De juiste verwerking van persoonsgegevens is wettelijk verplicht, dus gegevens moeten exact worden overgenomen van het identiteitsbewijs (toolbox). Maar hoewel daarop altijd de geboortenaam staat, geven sommige salarissystemen de mogelijkheid de ‘aangetrouwde’ naam van de echtgenoot of geregistreerd partner te gebruiken bij bijvoorbeeld het opstellen van geautomatiseerde brieven. Het kan handig zijn om af te spreken om altijd beide namen in te voeren, zodat er geen werknemers ‘kwijt kunnen raken’ doordat met de verkeerde naam gezocht wordt in het softwaresysteem. Ook voor de administratie- en bewaarplicht is belangrijk dat er niet bij de verkeerde naam wordt gezocht naar gegevens van de werknemer.

Combinatie eigen geboortenaam en partnernaam

De aangetrouwde naam mag op het identiteitsbewijs worden vermeld, maar dat hoeft niet. Die keuze is aan de werknemer zelf. Ook kan hij zelf een volgorde kiezen: eerst eigen achternaam, dan de naam van de partner of andersom. Wat de voorkeur van de werknemer ook is, een organisatie moet één manier kiezen om het personeelsdossier – al dan niet digitaal – te archiveren.

Maak afspraken over voorzetsels in de achternaam

Het is handig – niet verplicht – om een streepje tussen eigen naam en aangetrouwde naam te gebruiken, aangezien sommige achternamen al een spatie hebben. Het is ook belangrijk even stil te staan of minder vaak voorkomende voorzetsels zoals ‘El of Ait‘ wel of niet meetellen in het alfabetisch archiveren. Daar moet de organisatie in elk geval een knoop over doorhakken.

Letters in het systeem

Soms kent een personeelsdossier- of salarissysteem niet alle zogeheten diakritische tekens, zoals in ‘Çetin’. Of sommige administrateurs kennen de sneltoets, maar anderen niet en die maken er dan maar een normale letter van. Het maakt misschien niet zozeer uit of deze letters wel of niet gebruikt worden, zolang dat binnen de organisatie maar consequent gebeurt.