Gerichte vrijstelling voor kosten van een VOG

In sommige sectoren of functies is het nodig dat werknemers een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) kunnen overleggen. Maar hoe zit het met de kosten voor het aanvragen van een VOG? Kunnen werkgevers die kosten onbelast vergoeden?

Een VOG geeft een bepaalde mate van zekerheid over de integriteit van een werknemer. Voor functies die bepaalde risico’s met zich meebrengen, kan een werkgever van een toekomstige werknemer verlangen dat hij een Verklaring Omtrent het Gedrag aanvraagt en aanlevert. Bijvoorbeeld voor werknemers die werken met kwetsbare personen, geld, vertrouwelijke informatie of waardevolle goederen. In sommige sectoren is een VOG zelfs verplicht. Een wettelijke verplichting geldt onder andere voor onderwijzers, gastouders en taxichauffeurs.

Aanvraag en behandelingskosten

De werkgever is verantwoordelijk voor het starten van de aanvraagprocedure, maar daarna is het aan de werknemer om dit verder op te pakken. Na het indienen van de VOG-aanvraag ontvangt de werknemer binnen één tot vier weken de VOG, of krijgt hij bericht dat er meer informatie nodig is. De aanvraag brengt behandelingskosten met zich mee die in eerste instantie voor rekening van de werknemer komen, maar werkgevers kunnen kiezen om de kosten van de VOG te vergoeden.

Onbelast op grond van gerichte vrijstelling

Sinds 2020 bestaat er een gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling (WKR) voor de kosten van een VOG-aanvraag. Werkgevers kunnen deze verklaring dus onbelast vergoeden zonder dat dit ten laste komt van de vrije ruimte. Wel moet de werkgever de kosten aanwijzen als eindheffingsloon als hij gebruik wil maken van de gerichte vrijstelling.
Verricht een werknemer zijn werkzaamheden (deels) in het buitenland of heeft hij in het verleden in het buitenland gewoond of gewerkt? De gerichte vrijstelling geldt ook voor een met de Nederlandse VOG vergelijkbare verklaring van een buitenlandse instantie, als de verklaring is aangevraagd in het kader van de dienstbetrekking.