Onderbouwing vaste kostenvergoeding kan niet achteraf

Het onderzoek dat ten grondslag ligt aan de hoogte van een onbelaste vaste kostenvergoeding, moet de werkgever hebben gedaan voordat de werknemer de kosten maakt. Niet pas op het moment voordat de werkgever de vergoeding gaat betalen.

Als een werkgever een vaste kostenvergoeding wil invoeren, moet hij ervoor zorgen dat het onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten er ligt vóórdat de vergoedingsperiode ingaat en niet pas achteraf. Dat wordt duidelijk in een recent standpunt van de Kennisgroep loonheffing algemeen van de Belastingdienst. Het gaat om de situatie dat een werkgever in september 2025 besluit om met terugwerkende kracht vanaf 1 april 2025 een vaste kostenvergoeding (artikel) toe te kennen. Vóór de uitbetaling in december laat hij een kostenonderzoek uitvoeren van september tot en met november. Op het bedrag over de periode 1 april tot 1 december kan hij dan niet de gerichte vrijstellingen toepassen, zo concludeert de Kennisgroep.

Onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten

De specifieke voorwaarden voor een vaste kostenvergoeding (infographic) zijn als volgt:

• De werkgever kan aannemelijk maken dat de werknemers die kosten maken.
• Hij heeft zowel voor de intermediaire kosten als de gerichte vrijstellingen een specificatie naar aard en veronderstelde omvang opgesteld.
• Hij heeft een onderzoek gedaan naar de werkelijk gemaakte kosten.

De wet geeft niet expliciet aan op welke wijze een werkgever dit onderzoek moet uitvoeren. Het moment is wél belangrijk. Een onderzoek naar de werkelijke kosten vóór de uitbetaling (het genietingsmoment) van de vergoeding is niet voldoende; het moet gaan om een onderzoek naar de werkelijke kosten vóór het moment waarop de werknemer kosten maakt die met de vaste vergoeding worden gedekt. Het gaat bij een vaste kostenvergoeding om een vooraf bepaald bedrag dat is bedoeld om toekomstige kosten af te dekken. Dat is in de geschetste situatie niet het geval: de kosten zijn immers al gemaakt.

Kosten zijn achteraf op declaratiebasis te vergoeden

De werkgever kan de kosten over de periode van 1 april tot 1 december wel alsnog gericht vrijgesteld vergoeden, als hij dat doet op declaratiebasis. Een declaratie vindt altijd achteraf plaats, voor de werkelijk gemaakte kosten. Hij moet dan wel aannemelijk maken dat de werknemer daadwerkelijk kosten heeft gemaakt ter hoogte van het vergoede bedrag — bijvoorbeeld met bonnetjes, maar ook andere bewijsvormen zijn toegestaan.