Veel ondernemingen keuren facturen nog handmatig goed

Zeven op de tien professionals uit het midden- en kleinbedrijf (mkb) en accountantskantoren keuren facturen nog handmatig goed: 34% doet dat met pen en papier en 36% via e-mail. Daarnaast heeft 55% geen centraal overzicht van de status van openstaande facturen. Deze zaken kunnen onder andere leiden tot extra werk en betalingsvertragingen. Dit blijkt uit een analyse van Basecone.

Van de deelnemers aan het onderzoek heeft 34% helemaal geen overzicht van waar facturen zich bevinden. Daarnaast moet 21% de status via e-mail bij collega’s navragen. Bijna de helft (43%) zegt dat het huidige goedkeuringsproces regelmatig leidt tot vertragingen bij leveranciersbetalingen. Eveneens 43% besteedt wekelijks veel tijd aan het opsporen en opvragen van documenten uit inboxen of archieven. Uit het onderzoek blijkt dat ook organisaties met grotere factuurvolumes nog steeds op handmatige goedkeuringsprocessen vertrouwen. Handmatige goedkeuring geldt dus niet alleen voor kleinere ondernemingen.

Druk om te moderniseren neemt toe

Per 1 juli 2030 maakt de Nederlandse overheid elektronische facturatie (tool) en digitale rapportage verplicht voor nationale en internationale transacties tussen ondernemingen. Door dergelijke ontwikkelingen neemt de druk op organisaties toe om hun financiële processen te moderniseren. Hoewel veel delen van de financiële administratie al zijn gedigitaliseerd, komen handmatige goedkeuringsworkflows nog steeds vaak voor. Die kunnen een belemmering vormen voor de overgang naar e-facturatie. Hierdoor lopen organisaties het risico dat handmatige processen niet alleen inefficiënt zijn, maar ook een bedrijfsrisico vormen.
De analyse is uitgevoerd door Basecone, het cloudplatform van Wolters Kluwer voor factuurverwerking en automatisering van financiële workflows. Hiervoor zijn tussen januari 2023 en juli 2026 594 enquêtes over goedkeuringsprocessen ingevuld.