Inefficiënte processen staan nooit in de begroting
Stel dat je het contract van een werknemer wilt verlengen. Er volgt dan een proces waarin het contract heen en weer beweegt tussen jou als leidinggevende, de personeels- en salarisadministratie en mogelijk ook nog de directeur. Kostbare doorlooptijd voor een beslissing die je in een paar minuten nam.
Bij een paar honderd contractmutaties per jaar praten we over tot wel tienduizenden euro’s aan verloren tijd. Reken maar uit: een half uur bij jou als leidinggevende, een uur bij de HR-afdeling, nog een uur bij de salarisadministratie, en dat allemaal zelfs dubbel als het goedkeuringsrondje (artikel) door een fout opnieuw moet. Het komt vaak niet terug in de begroting. Deze blinde vlek is niet gek; inefficiënte processen zijn vaak onzichtbaar. Pas als er een knelpunt ontstaat, wordt het proces onder de loep genomen. Maar als er vervolgens bezuinigd moet worden, is de kans groot dat de organisatie op het verkeerde bespaart.
Kosten verschuiven
Zodra je het onzichtbare werk in je organisatie digitaliseert, verandert de rekensom. De administratie loopt dan met minimale menselijke inspanning door. Dit maakt menskracht vrij, die verschoven kan worden naar rollen die meer waarde toevoegen aan de organisatie. Het betekent mogelijk wel dat het personeelsbestand krimpt, terwijl aan de andere kant het functioneel systeembeheer groeit. Netto verdwijnen de kosten dus niet. Ze verschuiven wel van onzichtbaar uitvoerend werk naar capaciteit die de organisatie vooruit helpt.
Drie slagen te maken
Juist de processen (artikel) die nu nog grotendeels handmatig worden uitgevoerd, worden het snelst over het hoofd gezien bij bezuinigingen. Als je organisatie hierop kosten wil besparen, heeft ze in dat geval drie slagen te maken:
- Bekijk alle werkstromen en onderzoek of die qua proces nog van deze tijd zijn.
- Zorg dat systemen goed aan elkaar gekoppeld zijn. Niets is zo duur als informatie dubbel moeten invoeren of systemen maar één keer per dag updaten. Elke organisatie heeft dure processen die al jaren draaien, simpelweg omdat ze al jaren draaien.
- Zorg dat bevoegde werknemers zelf wijzigingen kunnen doorvoeren en er geen lange keten aan werkzaamheden ontstaat. Als manager kun je dan bijvoorbeeld zelf contractmutaties vastleggen in het systeem, zodat tussenliggende controles en goedkeuringen wegvallen.
Dit nieuwsartikel is geschreven door Jan Ewoud ten Brinke, directeur bij Youforce.