Administratie bewaren bij subsidie praktijkleren

Als u een aanvraag indient voor de subsidie praktijkleren en deze wordt gehonoreerd, moet u uw administratie op orde hebben. Hoewel u geen documenten hoeft mee te sturen bij uw aanvraag, moet u bij een controle een aantal documenten kunnen overleggen. Dit moet tot vijf jaar na het studiejaar waarvoor u subsidie heeft ontvangen.

In het bericht 'Vraag subsidie praktijkleren online aan' heeft u kunnen lezen dat u de subsidie praktijkleren online moet aanvragen. U kunt gebruikmaken van deze subsidieregeling als u leerlingen met een werkleerplaats of praktijkleerplaats begeleidt. Hoewel u met de aanvraag geen documenten hoeft mee te sturen, wil dat niet zeggen dat u ze niet hoeft te bewaren. Bij een controle kan de inspecteur van de Rijksdienst voor ondernemend Nederland (RVO.nl) er namelijk wel om vragen.

Praktijkleerovereenkomst vijf jaar in de administratie

Als er bij een controle inderdaad gevraagd wordt om bewijs dat uw onderneming rechtmatig de subsidie ontvangen heeft, moet u de volgende documenten tot vijf jaar na het jaar waarvoor u subsidie heeft ontvangen kunnen tonen:

• Een praktijkleerovereenkomst die door alle partijen getekend is. Uit deze overeenkomst moet onder andere blijken hoe de begeleiding plaatsvindt en welk deel van de
  leerdoelen/kwaliteiten/kwalificaties in de beroepsvorming de leerling bij uw onderneming moet behalen.
• Een aanwezigheidsregistratie van de leerling waaruit blijkt hoeveel praktijkvorminguren hij heeft gevolgd. Dit kan bijvoorbeeld een uitdraai uit het digitaal tijdschrijfsysteem zijn, een presentielijst of een geldig arbeidscontract in combinatie met een verzuimregistratie.
• Administratie waaruit blijkt dat de begeleiding heeft plaatsgevonden en waaruit de wijze blijkt waarop het deel van de leerdoelen/kwaliteiten/kwalificaties met betrekking tot de beroepsvorming is behaald. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van een werkboek van de leerling of tussentijdse gespreks-, beoordelings- en evaluatieverslagen.

Alleen daadwerkelijk onderricht telt

Voor de regeling geldt dat alleen de weken waarin er daadwerkelijk onderricht in de praktijk plaatsvindt, meetellen voor de subsidie. Elke week waarin begeleiding is gegeven, telt dus mee, ongeacht het aantal dagen of uren. Een week waarin geen begeleiding heeft plaatsgevonden, bijvoorbeeld vanwege ziekte of vorstverlet, mag u niet meetellen bij de aanvraag.