Notulen van de OR: uitgebreid of beknopt verslag?

Notuleren is een vak apart. De ondernemingsraad (OR) moet zich er wel in verdiepen, want de raad heeft de plicht om een verslag van al zijn vergaderingen bekend te maken aan de bestuurder en de achterban. Moeten dit echt complete en woordelijk uitgewerkte notulen zijn of mag de OR ook alleen de hoofdzaken delen?

De wettelijke verplichting voor de rapportage van de OR aan de werknemers (de achterban) is vrij summier, maar wel duidelijk. Zo stelt artikel 14, lid 2h van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) dat iedere OR in zijn reglement moet vastleggen op welke manier hij de verslagen (notulen) van al zijn vergaderingen en het OR-jaarverslag (tool) bekendmaakt aan de bestuurder en aan de ‘in de onderneming werkzame personen’. Ook moet de OR de vergaderagenda’s verspreiden (artikel 14, lid 2f WOR). Dit kan bijvoorbeeld via intranet, een nieuwsbrief of een social media-pagina.

Maak een uitgebreid verslag en een beknopt verslag

Met de notulen kan de OR flink variëren in vorm en inhoud. Om ervoor te zorgen dat iedereen de informatie krijgt die hij nodig heeft en de notulen ook daadwerkelijk leest, is het slim om twee soorten notulen te maken en te verspreiden:

• uitgebreid verslag van de vergadering: bedoeld voor de genodigden van de vergadering (aanwezig of afwezig). Dit is nodig zodat de OR op een later tijdstip nog eens kan teruglezen wat er precies is gezegd door wie en waarom.
• verkort verslag als samenvatting met hoogtepunten: het beknopte verslag is voor de achterban prettiger lezen. Zij hebben het liefst een opsommende samenvatting die een overzicht geeft van alle besluiten die zijn genomen en actiepunten die uit de vergadering voortvloeien.

Houd rekening met geheimhoudingsplicht

Bij een beknopt verslag kan de OR de informatie die valt onder de geheimhoudingsplicht makkelijk filteren. De geheimhoudingsplicht (artikel) hoeft dus geen obstakel te zijn. Maak van alle vergaderingen in ieder geval vooraf de agenda en achteraf een beknopt verslag openbaar. Spreekt de OR geheimhouding af met de bestuurder, dan kan de OR beslissen om die verslagen te publiceren na de embargo-termijn.