Een ambtelijk secretaris werven voor de OR

Veel ondernemingsraden laten zich ondersteunen door een ambtelijk secretaris. Als de OR toestemming van de bestuurder heeft om een ambtelijk secretaris aan te stellen, kan de sollicitatieprocedure starten.

De ambtelijk secretaris is een belangrijke steunpilaar voor de OR. De ambtelijk secretaris gaat aan de slag op basis van een arbeids- of zzp-overeenkomst met de ondernemer. Dit heeft tot voordeel dat hij in functie kan blijven als er een nieuwe OR aantreedt. Voor het vinden van een goede ambtelijk secretaris beschrijft de OR in de vacature hoe de functie van ambtelijk secretaris (tool) eruitziet, wat zijn taken en verantwoordelijkheden zijn en aan welke eisen hij moet voldoen.

OR bepaalt aan welke eisen de ambtelijk secretaris moet voldoen

Vanzelfsprekend moet de ambtelijk secretaris affiniteit hebben met de medezeggenschap en kennis hebben van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) en andere wetten die relevant zijn voor het OR-werk, zoals de Arbowet en het Burgerlijk Wetboek. Zijn Nederlands in woord en geschrift moet goed zijn en soms is ervaring met coachen en adviseren vereist. Hij moet sterk zijn in afspraken nakomen en procedures bewaken. Tot slot moet hij het hele plaatje kunnen overzien, zowel vanuit de werknemers als de organisatie.

Positie ambtelijk secretaris in organisatie

De ambtelijk secretaris in loondienst heeft een bijzondere positie binnen de organisatie. Hij is een werknemer die volledig in dienst staat van de OR. De OR moet met de bestuurder afstemmen onder welke leidinggevende de ambtelijk secretaris valt. Hij kan bijvoorbeeld worden ondergebracht op een afdeling met meer posities die slechts door één persoon worden vervuld, zoals de bedrijfsjurist. De leidinggevende van de ambtelijk secretaris moet weten welke taken hij uitvoert en hoe een gemiddelde werkdag eruitziet. Ook moet hij functionerings- en beoordelingsgesprekken met hem voeren. Het heeft daarom niet de voorkeur dat de ambtelijk secretaris direct onder de bestuurder valt, want de bestuurder zou dan indirect het OR-werk kunnen beïnvloeden.

OR-lid in sollicitatiecommissie

De HR-afdeling en de leidinggevende gaan samen op zoek naar een ambtelijk secretaris. Omdat hij voor de OR gaat werken, is het verstandig als ook een afgevaardigde van de OR in de sollicitatiecommissie zit. Spreek dan vooraf af hoe zwaar de stem van de OR weegt in de uiteindelijke keuze. De toekomstige leidinggevende zal – vaak samen met een HR-functionaris – met de geselecteerde kandidaat het gesprek over de arbeidsvoorwaarden voeren. De OR maakt daar geen deel van uit.

Ambtelijk secretaris kan ook zzp’er zijn

De ambtelijk secretaris kan ook aan de slag als zzp’er, bijvoorbeeld voor een tussenperiode, vanwege zijn specifieke deskundigheid of vanwege de gewenste flexibiliteit. In dat geval kan hij werken op basis van een opdracht; de functie-inhoud is in principe hetzelfde. Het verschil met een ambtelijk secretaris in loondienst ligt bijvoorbeeld op het gebied van scholing of beoordeling.

OR moet ambtelijk secretaris goed inwerken

Is er een geschikte kandidaat gevonden, dan moet de OR zorgen voor een goed inwerktraject. De ambtelijk secretaris moet de organisatie leren kennen en zich de werkwijze van de OR eigen maken. Bij het opstellen van een inwerkprogramma moet de OR op een aantal zaken letten.