Normbedragen dienstreis binnen- en buitenland vervallen

Sinds 1 januari mogen werkgevers geen vaste bedragen meer hanteren voor de onkostenvergoedingen die zij betalen aan werknemers die op binnen- of buitenlandse dienstreis gaan. Dit komt door de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA).

De WNRA regelt dat ambtenaren sinds 1 januari 2020 onder het private arbeidsrecht vallen, net als werknemers in het bedrijfsleven. Een onvoorzien gevolg hiervan is dat de forfaitaire onkostenvergoedingen die ambtenaren ontvangen voor binnenlandse dienstreizen en voor buitenlandse dienstreizen per 1 januari zijn vervallen. Dat heeft ook gevolgen voor werkgevers in de marktsector: die forfaitaire bedragen mochten zij namelijk onder voorwaarden ook toepassen.

Werkelijke kosten vergoeden

Doordat werkgevers de vergoedingsregels voor ambtenaren nu niet meer kunnen toepassen, mogen zij in principe enkel nog de werkelijke kosten van de werknemer vergoeden. Die moeten zij dan wel onderbouwen met bijvoorbeeld bonnetjes van maaltijden of facturen van hotelovernachtingen.
De verwachting is dat de Belastingdienst binnenkort met een oplossing komt voor deze extra administratieve rompslomp voor werkgevers. Hoe die oplossing eruit komt te zien, is nog onbekend.

Vaste vergoeding aanpassen

Krijgt een werknemer nu een vaste onkostenvergoeding waarin ook de kosten van zijn binnen- of buitenlandse dienstreizen worden vergoed, dan moet de werkgever die vaste vergoeding aanpassen. Hij moet hem dan baseren op een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten van de werknemer in plaats van op de vergoedingen uit de voormalige reisbesluiten binnen- en buitenland.