Ambtelijk secretaris voor vaste én incidentele OR-taken

De ambtelijk secretaris heeft meestal een aantal vaste taken. Daarnaast kan hij de ondernemingsraad (OR) ondersteunen door incidenteel taken op te pakken. Het gaat dan bijvoorbeeld om het opstellen van het OR-jaarverslag, het maken van een planning voor de langere termijn of helpen bij het organiseren van de OR-verkiezingen.

Bepaalde OR-taken komen af en toe terug. Zo is het handig als de OR aan het einde van het jaar vooruitkijkt naar wat komen gaat en alvast de vergaderingen inplant. Dat kan er soms bij inschieten, omdat OR-leden druk zijn met hun reguliere werkzaamheden of bijvoorbeeld al hun tijd nodig hebben voor een instemmingsverzoek. Een goed ingewerkte ambtelijk secretaris houdt het overzicht en biedt dan uitkomst.

Planning OR opstellen en overzicht creëren

Allereerst kan de ambtelijk secretaris helpen bij het maken van een planning. Hij plant de OR-vergaderingen (tool) in, reserveert een vergaderzaal en nodigt alvast de OR-leden uit. Daarnaast zet hij in de planning wanneer de OR vergadert met de bestuurder (artikel). Ook kan hij – als de OR dit gewend is – al vaste contactmomenten met de achterban inplannen. Per periode noteert de ambtelijk secretaris welke onderwerpen de OR sowieso moet bespreken. Denk aan zaken als het bespreken van de jaarrekening van de organisatie, de herziening van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en het inplannen van OR-scholing.

OR-jaarverslag en overdracht naar nieuwe OR

Daarnaast kan de ambtelijk secretaris helpen bij het opstellen van het jaarverslag (tool). Aangezien de ambtelijk secretaris vaak degene is die de notulen opstelt van de OR-vergaderingen, kan hij na elke vergadering de belangrijkste zaken al in een document noteren. Zo heeft hij aan het einde van het jaar een goed overzicht van alle belangrijke momenten van de OR. Die kan hij omzetten in een jaarverslag. Ook het overdrachtsdocument naar een nieuwe OR (tool) kan de ambtelijk secretaris op zich nemen. Hij kent alle lopende zaken en weet hoe procedures lopen. Hij is dan ook de aangewezen persoon om de nieuwe OR te informeren.

OR-verkiezingen organiseren

Als het einde van de zittingstermijn in zicht komt, kan de ambtelijk secretaris helpen bij het organiseren van de OR-verkiezingen. Gedurende de verkiezingstijd kan hij veel uitvoerend werk doen voor de OR, zoals het communiceren van de verkiezingsdatum, het reserveren van een locatie waar werknemers kunnen stemmen en controleren of de kandidaten zich op de juiste manier hebben aangemeld voor de OR. Ook kan de ambtelijk secretaris controleren of de raad zich houdt aan alle regels voor de OR-verkiezingen. Deze staan in het OR-reglement (artikel).