Zo zorg je voor een soepele overgang van OR naar OR
Een ondernemingsraad (OR) wisselt meestal elke drie of vier jaar van samenstelling. Een goed overdrachtsdocument zorgt voor een soepele overgang van de oude naar de nieuwe OR. Wat zet je in zo'n overdrachtsdocument?
Volgens artikel 12 WOR moet de gehele ondernemingsraad in principe na drie jaar aftreden. De OR kan echter ook een zittingsduur van twee of vier jaar aanhouden, of ervoor kiezen dat iedere twee jaar de helft van de OR-leden aftreedt. Het voordeel van zulke zogenaamde getrapte verkiezingen is dat de OR niet in één keer leegloopt en kennis en ervaring behouden blijft in de OR. Wat de OR ook in zijn reglement vastlegt over de zittingstermijn, er moeten om de paar jaar nieuwe OR-verkiezingen plaatsvinden, waarna er een (gedeeltelijk) vernieuwde OR aantreedt. Voor de continuïteit van de medezeggenschap is het van belang dat de overdracht van de oude naar de nieuwe OR soepel verloopt. Een goed overdrachtsdocument (tool) helpt daarbij.
Onmisbare informatie in het overdrachtsdocument OR
De zittende OR mag zelf bepalen hoe het overdrachtsdocument eruit komt te zien, maar het is in elk geval handig als de OR hierin de nodige basisinformatie en informatie over de eigen werkwijze opneemt. Denk aan:
- het OR-reglement (infographic);
- de faciliteitenregeling (infographic);
- het instellingsbesluit van de commissies;
- de taken en verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur (artikel);
- de taakverdeling binnen de OR (artikel);
- de OR-vergaderingen (artikel);
- de planning en de toegang tot het OR-archief (artikel).
De nieuwe OR moet ook weten welke advies- en instemmingsverzoeken (artikel) er lopen, en welke aanvragen al achter de rug zijn, maar nog niet zijn beschreven in het jaarverslag van de OR (tool).
Samenwerkingen OR uitleggen in overdracht
Daarnaast is het van belang om de nieuwe OR te informeren over de overlegpartners van de OR (infographic). Denk aan de bestuurder, de preventiemedewerker, de HR-afdeling en de bedrijfsarts. De nieuwe OR moet weten welke afspraken er zijn met de bestuurder over onder meer informatieverstrekking, de overlegvergaderingen (artikel) en de procedure rond advies- en instemmingsaanvragen. Het is dus van belang om ook de gegevens van contactpersonen vast te leggen en bijzonderheden over samenwerkingen te delen.
Continuïteit in achterbancommunicatie OR
De OR moet daarnaast de achterban goed op de hoogte houden van het reilen en zeilen van de raad, in het bijzonder bij een ‘wisseling van de wacht’. Daarom is het ook belangrijk om bij de overdracht aandacht te besteden aan de manier waarop de OR contact houdt met de achterban. Natuurlijk kan een nieuwe OR een eigen draai geven aan achterbancommunicatie, maar voor de continuïteit is het raadzaam om in eerste instantie op dezelfde wijze te communiceren. Ontvingen werknemers altijd maandelijks een nieuwsbrief van de OR (artikel), dan doet de nieuwe OR er dus goed aan om dat voorlopig zo voort te zetten.