Invloed OR bij voorgenomen besluit cruciaal

Vroegtijdig betrokken zijn bij de plannen van de bestuurder is voor de ondernemingsraad (OR) van groot belang om invloed te kunnen uitoefenen op het organisatiebeleid. Dat geldt zeker voor de zogenoemde voorgenomen besluiten waarbij de OR advies- of instemmingsrecht heeft. Wanneer is er sprake van een voorgenomen besluit?

Als de bestuurder een besluit wil nemen dat onder het adviesrecht (artikel 25 WOR) of het instemmingsrecht (artikel 27 WOR) van de OR valt, is hij verplicht om dit tijdig aan de OR voor te leggen. Tijdig houdt in dat de OR er nog invloed op kan uitoefenen. Het besluit van de bestuurder mag dus nog niet vaststaan; het moet gaan om een voorgenomen besluit. Daarvan is sprake als het plan concreet genoeg is om het te kunnen uitvoeren.

Voorgenomen besluit komt stapsgewijs tot stand

Een voorgenomen besluit van de bestuurder komt meestal in vier stappen tot stand:

1. probleemstelling: er ontstaat een probleem in de organisatie dat de bestuurder moet oplossen;
2. mogelijke oplossingen: de bestuurder zet de verschillende opties op een rij;
3. gewenste oplossingen: de bestuurder maakt een afweging van de beste oplossingen;
4. keuze oplossing en besluitvorming: de bestuurder kiest de beste oplossing.

Zodra alle vier de stappen zijn doorlopen, is er sprake van een voorgenomen besluit. De bestuurder heeft een plan, weet wat de mogelijke gevolgen ervan zijn en welke maatregelen hij wil nemen. Neemt het besluit een definitieve vorm aan of is de bestuurder al begonnen met de uitvoering, dan is er geen sprake meer van een voorgenomen besluit. De bestuurder is dan te laat met het raadplegen van de OR.

OR begint met toetsen van de aanvraag

Is het voorgenomen besluit advies- of instemmingsplichtig, dan moet de bestuurder een officieel verzoek voor advies of instemming indienen bij de OR. De Wet op de ondernemingsraden (WOR) stelt eisen aan een adviesaanvraag en instemmingsverzoek. De OR doet er goed aan om de aanvraag eerst te toetsen, voordat de raad er inhoudelijk mee aan de slag gaat. Als het verzoek niet compleet is, kan het advies- of instemmingstraject immers vertraging oplopen.

Bestuurder kan OR beter nog eerder informeren

De bestuurder doet er verstandig aan de OR bij de besluitvorming te betrekken voordat er sprake is van een voorgenomen besluit. De OR moet zich immers nog verdiepen in het onderwerp en de kans is groot dat de OR punten heeft die het voorgenomen besluit flink wijzigen. De bestuurder kan de OR daarom beter al eerder op de hoogte brengen van zijn plannen. De overlegvergadering is hiervoor het geschikte moment (tool). Hij bespreekt dan met de OR de ontwikkelingen in de organisatie en zijn ideeën daarover, en kan bij de besluitvorming meteen rekening houden met de punten die de OR dan aankaart.

OR vroegtijdig informeren tijdens overlegvergadering

Door vooraf een lijst met advies- of instemmingsplichtige onderwerpen (infographic) door te nemen, kan de bestuurder makkelijker bepalen of er zaken spelen die in een later stadium tot een adviesaanvraag of instemmingsverzoek kunnen leiden. Daar moet hij de OR dan alvast over informeren tijdens de overlegvergadering. Zo kan de OR de ontwikkelingen op de voet volgen en weet de bestuurder wat de standpunten van de OR zijn. De afhandeling van een uiteindelijk advies- of instemmingstraject kan hierdoor vlotter verlopen.