Wat moet in het OR-reglement staan?

Iedere ondernemingsraad (OR) moet een reglement hebben. In het OR-reglement legt de OR afspraken vast over onder meer de OR-verkiezingen en de werkwijze van de OR. Welke onderdelen moeten in ieder geval in het OR-reglement staan en wat is optioneel?

Het OR-reglement vormt de basis voor het functioneren van de ondernemingsraad. In het reglement legt de OR zijn werkwijze vast. Denk aan regels voor de verkiezingen, de samenstelling van de OR, de OR-vergaderingen of bijvoorbeeld OR-scholing. Sommige zaken mogen niet ontbreken in het OR-reglement, andere zijn optioneel. Welke zaken in het OR-reglement thuishoren, volgt uit de Wet op de ondernemingsraden (WOR).

Het organiseren van OR-verkiezingen

In het OR-reglement legt de OR vast hoe de OR de OR-verkiezingen moet organiseren (artikel 10 WOR). Het gaat om regels voor:

• de kandidaatstelling;
• de inrichting van de verkiezingen;
• de vaststelling van de verkiezingsuitslag;
• de vervulling van tussentijdse vacatures in de OR.

Verder schrijft artikel 9, lid 4 WOR voor dat de OR in zijn reglement voorzieningen moet treffen om ervoor te zorgen dat de verschillende groepen werknemers in de organisatie zo veel mogelijk in de OR vertegenwoordigd zijn. De OR kan hier bijvoorbeeld met zijn kiesstelsel voor de OR-verkiezingen (infographic) invulling aan geven.

De werkwijze van de OR

Daarnaast moet de OR in zijn reglement een aantal huishoudelijke zaken over zijn werkwijze vastleggen (artikel 14 WOR). Denk aan:

• wanneer de OR bijeenkomt (verdiepingsartikel) en hoe de OR bijeengeroepen wordt;
• het aantal OR-leden dat minimaal aanwezig moet zijn bij een vergadering (quorum);
• hoe de OR besluiten neemt (bijvoorbeeld wanneer een meerderheid doorslaggevend is);
• hoe het OR-secretariaat werkt;
• hoe en wanneer de OR-secretaris de agenda voor de OR-vergaderingen opstelt en bekendmaakt;
• wanneer de OR-secretaris de verslagen van de vergaderingen en de jaarverslagen bekendmaakt.

OR kan in zijn reglement soms afwijken van de WOR

Naast regels voor de verkiezingen en de werkwijze van de OR, kan de OR nog aanvullende afspraken opnemen in zijn reglement, zoals bepalingen over de samenstelling van de OR (artikel 6 WOR) of de zittingsduur van de OR-leden (artikel 12 WOR). Dit is echter niet verplicht. Als de OR hierover niets vastlegt in zijn reglement, gelden de wettelijke bepalingen volgens de WOR. Als de OR wil afwijken van de wettelijke bepalingen, moet hij dit in zijn reglement vastleggen. De OR moet wel goed afwegen wat hij concreet wil vastleggen. Want hoe meer de OR vastlegt, hoe minder flexibel de OR kan functioneren.

Wijzigingen in OR-reglement gaan in bij nieuwe zittingsperiode

De OR doet er verstandig aan om regelmatig te beoordelen of het OR-reglement nog de juiste keuzes bevat (verdiepingsartikel). De OR mag het reglement te allen tijde aanpassen als dat nodig of wenselijk is. Maar let op: eventuele wijzigingen in het reglement met betrekking tot de verkiezingen of de samenstelling en omvang van de OR gaan pas in bij de volgende zittingsperiode, dus ná de verkiezingen. De OR moet op een aantal zaken letten bij het wijzigen van zijn reglement. Zo is de OR verplicht om voorgenomen wijzigingen in het reglement eerst voor te leggen aan de bestuurder. De OR kan dan rekening houden met zijn eventuele bezwaren voordat hij het reglement aanpast.