Personeelshandboek vereist betrokkenheid OR

Een werkgever kan het personeelshandboek om allerlei redenen herzien. Denk aan het wijzigen of invoeren van hybride werken of verlofregelingen, beleid op het gebied van social media of het gebruik van AI. De bestuurder doet er verstandig aan het nieuwe of gewijzigde personeelsreglement eerst voor te leggen aan de ondernemingsraad (OR). Er zijn een aantal zaken waarop de OR dan moet letten.

Afspraken over de arbeidsvoorwaarden worden vastgelegd in de cao en de individuele arbeidsovereenkomst. Als aanvulling hierop kan de organisatie regels voor werknemers vastleggen in een personeelshandboek (verdiepingsartikel). Denk aan regels voor vakantie en verlof, informatie over de pensioenregeling, hybride werken en bijvoorbeeld gedragsregels. Een wijziging van het personeelshandboek kan belangrijke wettelijke gevolgen hebben voor de werknemers. De kans is dan ook groot dat de OR instemmingsrecht heeft als de bestuurder nieuwe regelingen aan het personeelshandboek wil toevoegen of bestaande regelingen wil wijzigen of intrekken (artikel 27 WOR). Bovendien zal er meer draagvlak voor het handboek zijn als de OR erachter staat. De bestuurder doet er daarom goed aan om de OR erbij te betrekken als hij een nieuw personeelshandboek wil invoeren of het bestaande reglement wil wijzigen.

Aandachtspunten OR bij invoering of wijziging personeelshandboek

De OR moet in ieder geval nagaan of er in het personeelshandboek gewijzigde regelingen staan waarbij de OR instemmingsrecht heeft. Daarnaast moet de OR erop letten dat de regels in lijn zijn met de huidige wet- en regelgeving en met de afspraken die zijn vastgelegd in de cao. Afwijken mag, maar alleen voor zover dit in het voordeel van de werknemers is. Is dat niet het geval, dan moet de OR de bestuurder hierop wijzen. De OR moet er ook op letten dat de bestuurder de werknemers informeert over het gewijzigde reglement en de gevolgen hiervan voor de werknemers. Ook is het van belang dat iedereen weet waar het reglement te vinden is en dat het voor de hele achterban begrijpelijk is.

Versobering is niet zomaar toegestaan

Naast het voldoen aan de wet- en regelgeving en afspraken in de cao, moet de OR er ook goed op letten dat wijzigingen in het personeelshandboek niet leiden tot een versobering van regelingen voor werknemers. Daar zouden individuele werknemers dan ook akkoord mee moeten gaan, naast de instemming van de OR, voordat de werkgever het mag doorvoeren. Zo’n versobering is anders alleen mogelijk als er een eenzijdig wijzigingsbeding met duidelijke voorwaarden is opgenomen in de arbeidsovereenkomst van werknemers (of als daarnaar wordt verwezen in de overeenkomst). Zonder instemming van de OR en individuele werknemers kan een werkgever zulke wijzigingen ten nadele van werknemers alleen invoeren als er sprake is van zwaarwegende bedrijfsbelangen. Dit zal de bestuurder dan goed moeten onderbouwen. Voor de OR is het dus zaak om met de bestuurder in gesprek te gaan en te achterhalen wat precies de reden voor de versobering is. Is er sprake van een noodzaak, dan kan de OR meedenken over alternatieven of manieren om het nadeel voor werknemers op een andere manier op te vangen of compenseren.