Het verschil: urgente taken en belangrijke taken

Om tijdens een project alle ballen in de lucht te houden, is het belangrijk om onderscheid te maken tussen urgente taken en belangrijke taken. Pas als een belangrijke taak ook urgent wordt, moet hij sowieso bovenaan de to-do-lijst komen.

Het onderscheid tussen urgente en belangrijke taken is niet altijd even makkelijk te maken. Urgente taken zijn immers ook belangrijk, en de belangrijke taken moeten toch eigenlijk ook meteen gebeuren? De taken van elkaar scheiden door ze – waar mogelijk letterlijk – het juiste label te geven, geeft overzicht. Dat zorgt er weer voor dat er sneller en efficiënter gewerkt wordt en werkstress in de kiem wordt gesmoord (tool).

Korte deadline, direct resultaat

Wat zijn de kenmerken van urgente taken?

• Ze vereisen dringende aandacht.
• Ze zijn nodig om klanten te behouden (tool) of binnen te halen.
• Ze houden andere projecttaken op als ze niet (op tijd) gedaan worden.
• Het leidt tot problemen als ze niet worden opgepakt.
• Ze hebben meestal een korte deadline (deze week, eind volgende week, eind van de maand).
• Ze zorgen dat een crisis voorkomen of opgelost wordt.
• Ze geven direct resultaat.

Doorlopende aandacht nodig, vaak ondersteunend

Voor belangrijke taken gelden deze kenmerken lang niet altijd. Belangrijke taken:

• vragen om doorlopende aandacht;
• ondersteunen het project (artikel);
• kunnen even opzij gezet worden als een urgente taak voorrang moet krijgen;
• hebben meestal een langere deadline (volgende maand, over drie maanden of voor het eind van het jaar);
• hebben te maken met doelen, zowel voor de korte als de lange termijn;
• geven niet altijd direct resultaat.

Van belangrijk naar urgent bij naderen deadline

Als een belangrijke taak – bijvoorbeeld door tussenkomst van urgente taken – zo lang vooruit is geschoven dat de deadline (artikel) nadert, moet deze taak natuurlijk alsnog naar het bakje of lijstje met urgente taken worden verplaatst. Het is dan ook zaak om de openstaande taken geregeld te beoordelen.