Communicatie: sleutel én lijm bij een reorganisatie

Tijdens de voorbereiding en uitvoering van een reorganisatie is men druk bezig met de planning en het proces. Onmiskenbaar belangrijk, maar het meenemen van de werknemers wordt hierbij vaak nogal eens vergeten – terwijl zíj juist centraal zouden moeten staan.

Werknemers zijn de belangrijkste waarde van een organisatie. Een reorganisatie is voor hen een spannende tijd waarin ze behoefte hebben aan duidelijkheid en erkenning. Onlangs uitgevoerd onderzoek geeft managers verschillende praktische handvatten waarmee ze de communicatie rondom reorganisaties effectief vorm kunnen geven. Zo wordt een reorganisatie geen verlies aan mensen of motivatie, maar juist een kans om samen sterker uit de verandering te komen. Eerst de mens, dan het plan.

Onrust en paniek voorkomen

Te late communicatie, te weinig communicatie, ruis in de communicatie (tool), niet met werknemers delen wat het doel van de reorganisatie is: het heeft allemaal invloed op de betrokkenheid. Zodra er vanuit het personeel weerstand ontstaat, heeft dit verlies van talent tot gevolg. Door werknemers tijdig mee te nemen in het proces, krijgen ze juist ruimte om te wennen aan het idee van verandering, en kan de organisatie onrust en paniek voorkomen.

Volledig en transparant

Communicatie gaat niet alleen om het overbrengen van informatie; het draait om het winnen van vertrouwen en het creëren van draagvlak (tool). Dat lukt alleen als werknemers de keuzes voor de reorganisatie goed begrijpen en de waarde ervan inzien. Managers moeten dus niet alleen uitleggen wat er gaat gebeuren, maar ook waarom, hoe, en wat er van werknemers verwacht wordt in het proces. Transparantie zit hem in consequent communiceren, zelfs als er nog geen antwoorden te geven zijn. Dat moet dan ook gewoon benoemd worden. Het maken van een roadmap voor de fasen en mijlpalen van de reorganisatie, en daarin vaste communicatiemomenten meenemen, kan hierbij helpen. Niet alleen voor het overzicht, maar ook om te voorkomen dat werknemers overbelast worden met eisen, taken en veranderingen die elkaar te snel opvolgen.

Geen eenrichtingsverkeer

Werknemers willen niet alleen horen wat er verandert, maar ook meepraten over het hoe en waarom van de reorganisatie (artikel). De communicatie over de reorganisatie moet daarom een gesprek zijn waarin iedereen een stem krijgt, geen eenrichtingsverkeer. Managers bieden expliciet ruimte voor vragen, zorgen en suggesties – en doen dat op meerdere manieren. Denk aan het teamoverleg en digitale feedbackmomenten, maar bijvoorbeeld ook een open Q&A met het management. Zo voelen werknemers zich niet alleen geïnformeerd, maar ook gehoord en serieus genomen. Door echt te luisteren en vooral ook iets te doen met de input die ze ontvangt, helpt de organisatie niet alleen werknemers aan de reorganisatie te wennen, maar benut ze ook hun ervaring en kennis. Het invoeren van een dialoog is daarmee niet alleen een kwestie van empathie, maar ook van effectiviteit.

Dit nieuwsartikel is geschreven door Sacha Luijkx, head of content bij Brightmine