Mensen tactvol richting het gat van de deur masseren

Als manager staat je deur open voor iedereen: werknemers, collega’s, klanten en externen. Nadeel is dat sommigen wel érg lang aan je bureau blijven kleven. Je kunt deze mensen duidelijk maken dat je geen tijd hebt, zonder ze tactloos de deur te wijzen.

Het is voor veel leidinggevenden een bekend verschijnsel: een werknemer die om de haverklap binnenloopt om verslag te doen van zijn werkzaamheden, een praatje te maken of voor de hand liggende vragen te stellen. Ook mogelijk: een externe met wie je in een uurtje spijkers met koppen dacht te kunnen slaan, maar die er na twee uur nog zit, omdat hij het ‘zo gezellig’ vindt. Gelukkig ben je de lompste niet en beschik je over voldoende tact om zo iemand niet pardoes het gat van de deur te wijzen. Een goede eigenschap, maar vanuit het oogpunt van timemanagement (opleiding) is het niet de bedoeling dat je spaarzame tijd opgaat aan overbodig geklets.

Samenvatten en positieve aspecten benadrukken

Er zijn diverse gesprekstechnieken (artikel) om aan te geven dat je tijd beperkt is. Eén daarvan is het samenvatten van wat net besproken is, bij voorkeur door positieve aspecten te benadrukken. Zeg bijvoorbeeld: Goed dat je me dit even hebt laten weten of Ik vond het een nuttig gesprek. Een stevigere manier van concluderen: Volgens mij hebben we daarmee alles besproken... Mooi! Nog een andere techniek is om vooruit te kijken naar een volgende afspraak: Zullen we hier binnenkort eens over verder praten? Je kunt je uitspraken ondersteunen met non-verbale taal: simpelweg opstaan, of daartoe neigen door je handen alvast op het bureaublad te zetten.

Informatie die niet werkgerelateerd is

Gaat je gesprekspartner alsnog te lang op iets door, dan kun je ook door een verandering van onderwerp aangeven dat je tijd beperkt is. Dit vereist wel enige tact; kies een positief nieuw onderwerp uit dat het gesprek prettig afrondt. Heb je een hardnekkig binnenlopende werknemer die je doorlopend voorziet van deels relevante, maar ook een hoop informatie die niet werkgerelateerd is? Dan is de ultieme oplossing zeggen dat je op dit moment écht weer aan het werk moet. Met andere woorden: de werknemer moet dat ook!