Leaseauto tijdelijk vervangen zonder bijtelling

Gaat een werknemer een weekendje weg met een auto van de zaak? Dan kan het zijn dat hij behoefte heeft aan een auto met meer bereik of een groter model. In dit geval kan een werkgever onder voorwaarden een andere auto ter beschikking stellen zonder dubbele bijtelling.

De Belastingdienst en de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen (VNA) hebben afspraken over de regels bij het tijdelijk vervangen van een auto van de zaak. Zo is het voor werkgevers en de Belastingdienst duidelijk wanneer een auto van de zaak niet ter beschikking gesteld is aan de werknemer volgens de Wet op de loonbelasting en er dus geen extra bijtelling (tool) toegepast hoeft te worden. Dit is vooral handig voor werknemers die een kleine of elektrische auto van de zaak hebben, die ze niet voor alle doeleinden kunnen gebruiken.

Groter bereik of meer plaatsen

Kleine auto’s hebben vaak een lage cataloguswaarde en dus ook een relatief lage bijtelling. De keerzijde van de medaille is dat kleine auto’s vaak ook weinig kofferbakruimte hebben. Door de afspraken tussen de fiscus en de VNA kunnen werknemers die een kleine auto leasen bijvoorbeeld in het weekend een grotere auto meenemen. De werkgever past dan de bijtelling voor de grotere auto toe.
Heeft een werknemer bijvoorbeeld voor vijf dagen in een maand van 31 dagen een andere auto tot zijn beschikking, dan past de werkgever voor 5/31 de bijtelling voor die vervangende auto toe en voor 26/31 de bijtelling voor de eigenlijke auto van de zaak. Dezelfde regels kunnen ook toegepast worden als een werknemer een elektrische auto van de zaak heeft, maar een (benzine)auto met een groter bereik nodig heeft voor een afspraak aan de andere kant van het land of een weekendje weg.

Strikte voorwaarden voor vervanging

In sommige situaties hoeft de werkgever geen rekening te houden met dubbele bijtelling: van de vervangende auto én van de eigenlijke auto van de zaak. Om tijdelijk een andere auto ter beschikking te stellen (tool) zonder die dubbele bijtelling, moet voldaan worden aan deze strikte voorwaarden:

• In de periode dat de werknemer een vervangende auto tot zijn beschikking heeft, heeft hij zijn eigenlijke auto van de zaak niet tot zijn beschikking. Dat moet schriftelijk afgesproken zijn tussen de werkgever en de werknemer. De werknemer moet de auto, de papieren en de sleutel inleveren bij de werkgever of leasemaatschappij.
• De werkgever moet de schriftelijke afspraken, samen met alle gegevens over de vervangende auto, bewaren in de loonadministratie.
• Als de auto van de zaak van een werknemer vervangen wordt door een andere vervoerssoort, zoals een elektrische fiets of een scooter, moet de waarde in het economische verkeer van het privégebruik van dat voertuig als loon in natura gerekend worden.
• Elke keer als een werknemer een vervangend voertuig gebruikt, kan dat een ander vervangend voertuig zijn.
• Het maakt niet uit of de werknemer het vervangende voertuig voor zakelijke of privédoeleinden gebruikt.