Maximale WKR-vergoeding per werknemer berekenen

Organisaties kunnen de vrije ruimte besteden om allerlei vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan werknemers te geven. Denk aan een fiets, een kerstpakket of een onbelaste bonus. Hoewel dit niet hoeft, kan het een idee zijn om de vrije ruimte gelijk te verdelen over alle werknemers.

Onder de werkkostenregeling (WKR) kan een werkgever een percentage van het totale fiscale loon van de organisatie besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers. In 2025 is deze vrije ruimte 2% over de eerste € 400.000 van de loonsom en 1,18% over de rest. Overschrijdt de werkgever de vrije ruimte? Dan moet hij over het meerdere 80% eindheffing betalen.

(On)gelijk behandelen van werknemers

Het staat een werkgever vrij om te bepalen hoe hij de vrije ruimte inzet, zolang maar wordt voldaan aan de gebruikelijkheidstoets. Bovendien mag een organisatie (vergelijkbare) werknemers niet zomaar ongelijk behandelen en lukraak bepaalde werknemers allerlei extra vergoedingen of verstrekkingen toekennen.
Een werkgever kan met het oog daarop kiezen om de vrije ruimte (artikel) gelijk over alle werknemers te verdelen. Hij kan bijvoorbeeld aan het begin van het jaar een maximaal bedrag per werknemer vaststellen voor vergoedingen in de vrije ruimte of aan alle werknemers dezelfde onbelaste bonus uitkeren aan het einde van het jaar. Het is niet ingewikkeld om de hoogte van de vrije ruimte per werknemer te berekenen of hier een inschatting van te maken.

Voorbeeldberekening vrije ruimte per werknemer

Stel, de fiscale loonsom van een organisatie is € 2.000.000 en de organisatie heeft 50 werknemers. De beschikbare vrije ruimte voor 2025 is dan € 26.880 (€ 400.000 x 2% + € 1.600.000 x 1,18%). Om vervolgens de beschikbare vrije ruimte per werknemer te berekenen, moet de totale vrije ruimte door het aantal werknemers gedeeld worden. Dat levert een bedrag op van € 537,60 aan vrije ruimte per werknemer.
Heeft de werkgever een deel van de vrije ruimte al benut – bijvoorbeeld voor een bedrag van € 2.350 – en wil hij het restant over de werknemers verdelen?  Bereken dan eerst de resterende vrije ruimte. De resterende vrije ruimte is in dit voorbeeld € 24.530 (€ 26.880 - € 2.350). Dan blijft er nog € 490,60 per werknemer over.
Als de werkgever wil, kan hij bij het berekenen van de vrije ruimte per werknemer natuurlijk ook rekening houden met de hoogte van het individuele loon in plaats van een gelijke verdeling per werknemer te hanteren.

Doelmatigheidsgrens van € 2.400

Let bij de gebruikelijkheidstoets overigens ook op de doelmatigheidsgrens. In het rekenvoorbeeld is dit niet aan de orde, maar de Belastingdienst beschouwt het aanwijzen van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen van in totaal maximaal € 2.400 per persoon per jaar als gebruikelijk.

Meer leren over dit onderwerp? Volg ook de training WKR in de praktijk.