Dit is de definitie van woon-werkverkeer
Het is goed om te weten welke kilometers een werkgever wel en niet onbelast kan vergoeden. Een belangrijke vraag in deze context: wanneer is sprake van woon-werkverkeer? De Belastingdienst hanteert namelijk verschillende definities, bleek ook onlangs weer.
Met woon-werkverkeer bedoelt de Belastingdienst simpelweg de reizen die de werknemer maakt tussen zijn woon- of verblijfplaats en een vaste werkplaats. Er is in ieder geval sprake van een ‘vaste werkplaats’ als de werknemer meer dan 40 dagen per kalenderjaar op dezelfde plek werkt.
Voor de loonheffingen gaat de fiscus anders om met woon-werkverkeer dan voor de BTW. Voor de reiskostenvergoeding wordt woon-werkverkeer gezien als zakelijk verkeer. Voor de BTW is woon-werkverkeer privé. En om het extra ingewikkeld te maken, bleek onlangs dat voor de aangekondigde pseudo-eindheffing voor fossiele auto’s waarschijnlijk wordt aangesloten bij de definitie voor de BTW: woon-werkverkeer is dan privé.
Woon-werkverkeer zakelijk of niet?
De salarisadministrateur krijgt normaal gesproken vooral te maken met de toepassing van woon-werkverkeer voor de loonheffingen. Er bestaat een gerichte vrijstelling voor zakelijke reizen, waaronder woon-werkverkeer. Dat betekent dat de werkgever bijbehorende reiskosten gericht vrijgesteld kan vergoeden, tot een maximum van € 0,23 per kilometer (bedrag 2025). Het maakt niet uit of een werknemer met eigen vervoer (artikel) of met het openbaar vervoer (artikel) reist.
Een hogere vergoeding van bijvoorbeeld € 0,29 per kilometer is ook mogelijk, maar dan kan de werkgever het meerdere (in dit geval € 0,06 per kilometer) alleen onbelast laten door het onder te brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).
Omrijkilometers zijn soms zakelijk
Voor de loonheffingen ziet de Belastingdienst woon-werkverkeer dus meestal als zakelijke kilometers. Ook als een werknemer in de loop van de werkdag tussen de plaats van werkzaamheden en zijn woning heen en weer reist – bijvoorbeeld om thuis te lunchen – vallen die kilometers onder woon-werkverkeer.
Zodra een werknemer omrijdt of vanaf een andere locatie reist, moet de werkgever opletten. Maakt een werknemer ‘omrijkilometers’ omdat hij bijvoorbeeld aan het einde van de werkdag naar een klant en vervolgens vanaf de klant naar huis reist? Dan zijn dat gewoon zakelijke kilometers.
Kilometers die de werknemer uit privéoverwegingen omrijdt tussen zijn huis en de werkplek, bijvoorbeeld om een kind naar school te brengen, zijn echter privékilometers. Deze extra kilometers hebben immers weinig met het werk van de werknemer te maken.
Vervoer vanwege de werkgever
Het is iets ingewikkelder wanneer een werknemer een tijdje vanaf een andere verblijfplaats heen en weer reist, bijvoorbeeld vanaf een camping in de zomer. Soms is in deze situatie namelijk ook sprake van woon-werkverkeer en dus van zakelijke kilometers, maar niet altijd.
Let ook op als de werkgever vervoer organiseert. Een organisatie mag namelijk geen onbelaste kilometervergoeding betalen aan werknemers als sprake is van vervoer vanwege de werkgever. Dit is aan de orde in een paar situaties.