Gebrek aan ‘slack time’ verhoogt werkdruk
Werkdruk is in veel organisaties een steeds groter probleem. Daarmee is het ook voor de OR een belangrijk onderwerp. Werkdruk aankaarten en aantonen is vaak echter zo eenvoudig nog niet. Hoe kan de OR de bestuurder ervan overtuigen dat er wel degelijk sprake is van werkdruk?
De OR moet goede arbeidsomstandigheden bevorderen (artikel 28, lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR)). Als blijkt dat werkdruk een probleem is, moet de OR bij de bestuurder aan de bel trekken en het onderwerp op de agenda van de overlegvergadering zetten. Online sneltesten werkdruk zijn voor de OR handig om snel een eerste indicatie te krijgen. Omdat de afstand tussen de bestuurder en de werkvloer doorgaans toch best behoorlijk is, kan het voor een bestuurder lastig zijn om een goede inschatting van de werkdruk te maken. Daardoor kan het voor de OR een grote uitdaging zijn om de bestuurder ervan te overtuigen dat verandering noodzakelijk is. Een realistische planning en het gebrek aan de zogenoemde ‘slack time’ kunnen daarbij belangrijke argumenten zijn en helpen om de bestuurder te laten inzien dat er, ondanks dat de berekeningen op papier lijken te kloppen, tóch sprake is van (onaanvaardbaar hoge) werkdruk.
Berekening capaciteit houdt vaak geen rekening met intensiteit van het werk
Veel bestuurders kijken bij werkdruk naar de balans tussen de beschikbare capaciteit en de vereiste capaciteit op basis van het soort en het aantal uit te voeren taken. Dat is echter vaak geen goede of volledige weergave van de eigenlijke situatie op de werkvloer, wat leidt tot een onrealistische planning. Zo kan het zijn dat een werknemer nog steeds dezelfde taak uitvoert of dezelfde verantwoordelijkheid heeft als een aantal jaren geleden, maar dat dit inmiddels meer van de werknemer vraagt en daarmee intensiever is. Denk aan gewijzigde werkprocessen of in de tussentijd toegevoegde werkzaamheden zoals administreren, rapporteren of onderlinge afstemming. Vaak worden dit soort werkzaamheden die horen bij reeds bestaande taken, niet of onvoldoende meegenomen in de berekening van de capaciteit. Die blijft vaak ongewijzigd omdat de taken zelf niet wijzigen.
Taken volgen elkaar sneller op en vragen om hoge concentratie
Naast het realistisch opbouwen van een planning, kan ook het gebrek aan ‘slack time’ een factor zin bij het ervaren van werkdruk. Arnold Bakker, psycholoog en hoogleraar Arbeids- en organisatiepsychologie aan de Erasmus Universiteit Rotterdam, noemde het gebrek aan ‘slack time’ als één van de oorzaken van verzuim wegens psychische klachten zoals een burn-out (psychosociale arbeidsbelasting (PSA)). Slack time is de tijd die een werknemer besteedt aan relatief simpele taken of aan het bedenken wat hij voor een taak gaat doen. Door onder andere de digitalisering en automatisering besteden werknemers tegenwoordig veel minder tijd aan die relatief makkelijke taken, zoals documenten inscannen, kopiëren of opzoeken in het archief. Dit soort zaken zijn tegenwoordig immers met nagenoeg één druk op de knop op het scherm te toveren of eventueel te mailen. Hierdoor volgen taken elkaar sneller op, is het werk veel minder gespreid en daarmee flink geïntensiveerd. Dit vraagt van werknemers om een voortdurend hoge concentratie. Werknemers moeten immers veel meer informatie op een hoger tempo verwerken.
Wat lucht in de planning is geen overbodige luxe
In die zin is dus iets meer lucht in de planning zeker geen overbodige luxe, ook al heeft de bestuurder wellicht de neiging om de planning dicht te timmeren. Zo'n planning die er op papier prachtig uitziet maar niet aansluit op de praktijk, kan leiden tot verlaagde productie en demotivatie, hoog ziekteverzuim, uitval of verloop. Dat kost de organisatie, zeker op de lange termijn, vele malen meer dan de planning en mogelijk de capacaiteit iets verruimen en afstemmen op de realiteit.