De regels voor het gebruik van Aan, CC en BCC in e-mails

Werknemers met volledigheidsdrang worden erg blij van opgenomen worden in íedere mailconversatie. Voor veel werknemers zijn ellenlange e-mailslierten echter een bron van ergernis. Wat is nu het verschil tussen de verzendgroepen Aan, CC en BCC?

In de Aan-regel horen de e-mailadressen te staan van de ontvangers die je direct wilt aanspreken. Zij moeten een vraag beantwoorden, ergens op reageren (artikel) of op de hoogte worden gesteld van iets wat niet gemist mag worden. In de Aan-regel komen dus alleen de e-mailadressen van strikt noodzakelijke ontvangers. Wanneer mensen in de Aan-regel staan, verwachten ze dat ze actie moeten ondernemen op de ontvangen mail.

CC voor meekijkers

In de CC-regel (carbon copy) komen de ontvangers die niet noodzakelijk iets met de e-mail hoeven te doen, maar wel op de hoogte gesteld moeten worden van iets relevants. De CC-regel is er dan ook zodat ontvangers kunnen ‘meekijken’ met de e-mailcommunicatie. Om het e-mailverkeer te beperken, gebruik je de CC alleen als de meelezers daadwerkelijk van iets op de hoogte moeten zijn, niet als je denkt 'dat is nice to know'. Let op: omdat men bij CC van elkaar kan zien wie er meeleest, wordt het onverwachts toevoegen van anderen (zoals de manager) in de CC soms als (al dan niet onnodige) escalatie gezien.

BCC voor privacy

Wanneer iemand in de BCC-regel (blind carbon copy) staat, kunnen de andere ontvangers niet zien wie de e-mail in kwestie nog meer ontvangt. Gebruik de BCC-regel dan ook als de privacy van de personen in die regel beschermd moet worden, zoals bij het versturen van een nieuwsbrief of een uitnodiging. Dat voorkomt imagoschade en datalekken (toolbox). Je zult BCC in de praktijk dan ook eerder inzetten voor de e-mailadressen van externen dan van collega's.