Tips voor het schrijven van een slechtnieuwsbrief

Bij het schrijven van een slechtnieuwsbrief heb je de keuze uit twee benaderingen. Centraal daarbij staat de vraag of je met de deur in huis valt, of dat je begint met de argumenten die de lezer langzaamaan voorbereiden op het slechte nieuws.

Sta je op het punt om een werknemer of een externe schriftelijk slecht nieuws te brengen? Het is nooit leuk om dit te moeten doen, maar zo nu en dan ontkom je er niet aan. Je moet bijvoorbeeld een werknemer aanspreken op zijn functioneren (tool), of een externe mededelen dat de samenwerking binnenkort ophoudt. Het hangt af van de aard van het slechte nieuws (artikel) welke vorm het beste past. Of met de deur in huis vallen óf met een rustige aanloop. Komt het slechte nieuws niet onverwacht en zijn de gevolgen voor de ontvanger niet erg ingrijpend, kies dan de directe methode.

Met de deur in huis vallen met slecht nieuws

Bij de directe methode presenteer je het slechte nieuws aan het begin van de brief, geef je een korte verklaring voor je besluit en sluit je de brief vriendelijk af. Maak de brief ook weer niet té kort en stel de mededeling niet uit door eerst te schrijven over koetjes en kalfjes. Een brief van één alinea geeft de ontvanger allicht het gevoel dat je hem niet serieus neemt. Het is belangrijk om vooral helder en tactvol te blijven. Voorkom verwarring, wees duidelijk en probeer niet de boodschap in een positief jasje te steken.

Slecht nieuws op een indirecte manier brengen

Is de ontvanger niet echt voorbereid op het slechte nieuws of is er sprake van een ernstige kwestie, dan kun je beter kiezen voor de indirecte methode. Hierbij schrijf je eerst een korte inleiding voordat je met het slechte nieuws komt. Zo bereid je de lezer voor op wat komen gaat. Geef de werknemer de ruimte om het nieuws door te laten dringen.

Besteed aandacht aan de formulering

Het grote voordeel van schriftelijk communiceren bij slecht nieuws is dat je goed kunt nadenken over de manier waarop je dit nieuws gaat formuleren. Bovendien bouw je met elke slechtnieuwsbrief een database op met voorbeeldbrieven waarop jij en je collega’s in vergelijkbare situaties kunnen teruggrijpen. Op die manier heb je langdurig profijt van je inspanningen om slecht nieuws helder, vriendelijk en begripvol te brengen.